会社の電話応対の日本語：電話を受ける5つの流れ、敬語のフレーズ、伝言メモの書き方（JLPT N3〜N2）

会社の電話応対の日本語：電話を受ける5つの流れ、敬語のフレーズ、伝言メモの書き方（JLPT N3〜N2）

日本に住むインドネシア人には、上司と顔を合わせて話すのは問題ないのに、会社の電話が鳴ると急に緊張する人が多くいます。相手の顔が見えない、日本人は速く話す、会社名や人の名前が聞き取りにくい、そしてすべて敬語で話さなければならない、という理由です。

よいニュースがあります。日本の会社の電話のやりとりは、ほとんどいつも同じ型で進みます。型を覚えれば、自分で文を考える必要はありません。この記事は、事務所、工場、倉庫、ホテルなどで働き、ときどき電話に出るように言われる JLPT N3〜N2 の学習者のためのものです。

1. 電話に出る前の基本ルール

• 3回鳴るまでに出る。 それより遅くなったら、お待たせいたしました から始めます。
• 電話に出る前にメモとペンを用意する。 名前、番号、伝言を書くからです。
• もしもし から始めない。 会社の電話では、最初は はい と言ってから会社名を言うのが一般的です。もしもし は個人の電話や、声が途切れたときによく使います。
• いつもより少しゆっくり、はっきり話す。 相手もあなたの顔が見えません。

2. 電話を受ける5つの流れ

ステップ1 — 会社名を名乗る

• はい、〇〇株式会社でございます。
• お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。

会社ごとに決まったあいさつがあることも多いです。自分の職場で使う言い方を上司に確認してください。

ステップ2 — 相手を確認する

相手はたいてい「△△社の田中と申します」とすぐに名乗ります。くり返してあいさつします。

• △△社の田中様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。

相手が名乗らないときは、次のように聞きます。

• 恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

ステップ3 — 担当者につなぐ

• 営業部の佐藤でございますね。少々お待ちくださいませ。

そのあと保留ボタンを押し、本人に「佐藤さん、△△社の田中様からお電話です」と伝えます。

ステップ4 — 担当者がいないとき

合う理由を選び、そのあとで手伝いを申し出ます。

• 申し訳ございません。佐藤はただいま席を外しております。
• 佐藤はただいま外出しております。3時ごろ戻る予定です。
• 佐藤はただいま別の電話に出ております。
• 佐藤は本日お休みをいただいております。

続けて、次のように申し出ます。

• よろしければ、戻りましたら折り返しお電話いたしましょうか。
• よろしければ、ご伝言を承りましょうか。

ステップ5 — 復唱して終える

電話を切る前に、大事な内容をくり返します。

• 念のため復唱いたします。△△社の田中様、お電話番号は03-XXXX-XXXXですね。
• 私、アフマドが承りました。
• 失礼いたします。

日本のていねいな習慣として、相手が電話を切ってから、静かに受話器を置きます。

3. ウチとソトのルール：社内の人に「さん」を付けない

外国人の社員がいちばん多く間違えるところです。会社の外の人と話すとき、同僚や上司は「ウチ」の人になります。

• 間違い：佐藤さんはいません。
• 正しい：佐藤はただいま席を外しております。
• 間違い：鈴木部長は外出中です。
• 正しい：部長の鈴木は外出しております。

ウチの人の名前にはさんも、名前のうしろの役職も付けません。役職は名前の前に言います（部長の鈴木）。反対に、ソトの人の名前にはいつも様を付けます。

このルールはメールでも同じです。例はビジネスメールの日本語にあります。

4. 聞こえないとき、わからないとき

「え？」と答えたり、「もしもし」をくり返したりしないでください。次の言い方を使います。

• 恐れ入りますが、お電話が少し遠いようです。
• 恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますか。
• 恐れ入りますが、もう少しゆっくりお話しいただけますか。
• お名前はどのような漢字をお書きしますか。
• 申し訳ございません。担当の者に代わります。

最後の文はとても役に立ちます。自信がないときは、推測で話を進めるより、日本人の同僚に代わってもらうほうがよいです。

速い会話を聞き取る力は、JLPT の聴解でも練習できます。進め方はJLPT N3〜N2 聴解の解き方にまとめてあります。

5. 伝言メモの書き方

伝言を受けたら、次の7つを書きます。多くの会社には、ほとんど同じ欄のある専用のメモ用紙があります。

1. 〇〇様へ — だれあてか
2. 日時 — 電話を受けた日付と時刻
3. 会社名・お名前 — 相手の会社名と名前
4. ご用件 — 用件の内容
5. 折り返し — かけ直しが必要か（要／不要）
6. 電話番号 — 相手の電話番号
7. 受けた人 — 受けたあなたの名前

ヒント：電話では数字を聞き間違えやすいです。日本人は いち と し の聞き間違いを防ぐため、7を なな、4を よん と言うことがよくあります。番号を復唱するときも同じ言い方をします。

6. ほかの会社に電話をかけるとき

自分から電話をかけるときは、次の流れです。

• 〇〇株式会社のアフマドと申します。いつもお世話になっております。
• 恐れ入りますが、営業部の田中様はいらっしゃいますか。
• ただいまお時間よろしいでしょうか。
• では、また改めてお電話いたします。

自分の名前はゆっくり、はっきり言います。名前が長い場合は、職場でふだん使っている呼び名を言いましょう。インドネシアの名前をカタカナで書く方法はカタカナ表記のルールにあります。

7. 自分の職場に電話する：体調不良や遅刻

自分の上司には、お客様に使うほど高い敬語でなくてもかまいませんが、ていねいに話します。

• おはようございます。製造部のアフマドです。
• 申し訳ありません。熱があるので、本日お休みをいただけないでしょうか。
• 電車が遅れていて、20分ほど遅れそうです。

連絡の方法（電話、LINE、アプリ）は職場によって違います。会社の決まりに従ってください。電車が遅れたときは電車が遅れたときの日本語も読んでください。

8. 会社の電話では言いかえたほうがよい言葉

• 了解しました → 承知しました／かしこまりました
• すみません → 申し訳ございません
• わかりません → わかりかねます
• いません → 席を外しております
• ちょっと待ってください → 少々お待ちください
• 誰ですか → どちら様でしょうか

よく似た接客の言葉や、避けたほうがよい「バイト敬語」は接客用語の敬語で説明しています。

9. 1日10分の練習

1. 1〜3日目： ステップ1〜5を、読みながら声に出して言う。自分の声を録音して、速さを聞いてみる。
2. 4〜6日目： 「いない」ときの4つの文（席を外して／外出して／別の電話／お休み）を、メモを見ずに言えるようにする。
3. 7〜10日目： 友だちに会社名と電話番号をランダムに読んでもらい、7つの欄の伝言メモを書いて復唱する。
4. そのあと： 会社の電話が鳴ったら、日本人の同僚がどう答えるかを聞き、新しい言い方をメモする。

関連記事

• ビジネスメールの日本語
• 接客用語の敬語
• JLPT N3〜N2 聴解の解き方
• カタカナ表記のルール：インドネシアの名前
• 電車が遅れたときの日本語

ご注意： この記事は日本語学習のための教材です。電話のあいさつ、電話のつなぎ方、体調不良や遅刻の連絡方法は会社によって違います。上司の指示と職場の決まりに従ってください。記事の中の会社名、人名、電話番号は例であり、実在のものではありません。