Bahasa Jepang untuk Menerima Telepon di Kantor (電話応対): Alur 5 Langkah, Frasa Keigo, dan Cara Mencatat Pesan (JLPT N3–N2)

Bahasa Jepang untuk Menerima Telepon di Kantor (電話応対): Alur 5 Langkah, Frasa Keigo, dan Cara Mencatat Pesan (JLPT N3–N2)

Banyak orang Indonesia di Jepang sudah lancar bicara langsung dengan atasan, tetapi langsung tegang saat telepon kantor berdering. Wajah lawan bicara tidak terlihat, orang Jepang bicara cepat, nama perusahaan dan nama orang sulit ditangkap, dan semuanya harus memakai keigo.

Kabar baiknya: percakapan telepon di kantor Jepang hampir selalu mengikuti pola yang sama. Kalau Anda hafal polanya, Anda tidak perlu mengarang kalimat sendiri. Artikel ini untuk pembelajar level JLPT N3–N2 yang bekerja di kantor, pabrik, gudang, hotel, atau tempat kerja lain yang kadang meminta Anda mengangkat telepon.

1. Aturan dasar sebelum mengangkat telepon

• Angkat dalam 3 dering. Kalau lebih lama, mulai dengan お待たせいたしました (omatase itashimashita, "maaf membuat Anda menunggu").
• Siapkan kertas dan pulpen sebelum mengangkat. Anda akan mencatat nama, nomor, dan pesan.
• Jangan mulai dengan もしもし. Di telepon kantor, salam pertama yang umum adalah はい, lalu nama perusahaan. もしもし biasanya dipakai untuk telepon pribadi, atau saat suara terputus.
• Bicara sedikit lebih lambat dan lebih jelas dari biasanya. Lawan bicara juga tidak bisa melihat wajah Anda.

2. Alur 5 langkah menerima telepon

Langkah 1 — Menyebut nama perusahaan

• はい、〇〇株式会社でございます。 (Hai, 〇〇 kabushiki gaisha de gozaimasu.) — Ya, dengan perusahaan 〇〇.
• お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。 — Terima kasih atas teleponnya. Dengan perusahaan 〇〇.

Banyak perusahaan punya kalimat salam sendiri. Tanyakan kepada atasan kalimat yang dipakai di tempat kerja Anda.

Langkah 2 — Memastikan siapa penelepon

Penelepon biasanya langsung menyebut nama: "△△社の田中と申します". Ulangi dan beri salam:

• △△社の田中様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。 — Bapak/Ibu Tanaka dari perusahaan △△, ya. Terima kasih atas kerja samanya selama ini.

Kalau penelepon tidak menyebut nama:

• 恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 — Mohon maaf, boleh saya tahu nama Anda?

Langkah 3 — Menyambungkan ke orang yang dicari

• 営業部の佐藤でございますね。少々お待ちくださいませ。 — Sato dari bagian penjualan, ya. Mohon tunggu sebentar.

Lalu tekan tombol 保留 (horyuu, tahan/hold) dan sampaikan ke orangnya: "佐藤さん、△△社の田中様からお電話です。"

Langkah 4 — Kalau orang yang dicari tidak ada

Pilih alasan yang sesuai, lalu tawarkan bantuan:

• 申し訳ございません。佐藤はただいま席を外しております。 — Sato sedang tidak di mejanya.
• 佐藤はただいま外出しております。3時ごろ戻る予定です。 — Sato sedang keluar kantor. Rencananya kembali sekitar jam 3.
• 佐藤はただいま別の電話に出ております。 — Sato sedang menerima telepon lain.
• 佐藤は本日お休みをいただいております。 — Sato hari ini libur.

Lalu tawarkan:

• よろしければ、戻りましたら折り返しお電話いたしましょうか。 — Kalau berkenan, nanti saat ia kembali, kami telepon balik?
• よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 — Kalau berkenan, boleh saya catat pesannya?

Langkah 5 — Mengulang dan menutup

Sebelum menutup, ulangi isi penting:

• 念のため復唱いたします。△△社の田中様、お電話番号は03-XXXX-XXXXですね。 — Untuk memastikan, saya ulangi…
• 私、アフマドが承りました。 — Saya, Ahmad, yang menerima pesan ini.
• 失礼いたします。 — Permisi (salam penutup).

Kebiasaan sopan di Jepang: tunggu penelepon menutup telepon lebih dulu, lalu tutup dengan pelan.

3. Aturan uchi–soto: jangan pakai "-san" untuk rekan sendiri

Ini kesalahan yang paling sering dilakukan pekerja asing. Saat berbicara dengan orang luar perusahaan, rekan dan atasan Anda termasuk "orang dalam" (uchi). Jadi:

• Salah: 佐藤さんはいません。
• Benar: 佐藤はただいま席を外しております。
• Salah: 鈴木部長は外出中です。
• Benar: 部長の鈴木は外出しております。

Nama orang dalam disebut tanpa さん dan tanpa jabatan di belakang nama. Jabatan boleh disebut di depan: 部長の鈴木. Sebaliknya, nama orang luar selalu diberi 様 (sama).

Aturan ini juga berlaku di email. Lihat contohnya di Email Bisnis Bahasa Jepang.

4. Kalau Anda tidak bisa mendengar atau tidak mengerti

Jangan menjawab "え？" atau mengulang "もしもし". Pakai kalimat ini:

• 恐れ入りますが、お電話が少し遠いようです。 — Mohon maaf, suaranya agak kurang jelas.
• 恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますか。 — Mohon maaf, bisa diulang sekali lagi?
• 恐れ入りますが、もう少しゆっくりお話しいただけますか。 — Bisa bicara sedikit lebih pelan?
• お名前はどのような漢字をお書きしますか。 — Nama Anda ditulis dengan kanji apa?
• 申し訳ございません。担当の者に代わります。 — Mohon maaf, saya sambungkan dengan petugas yang bertanggung jawab.

Kalimat terakhir sangat berguna. Kalau Anda tidak yakin, lebih baik menyambungkan ke rekan orang Jepang daripada menebak-nebak isi pembicaraan.

Kemampuan menangkap percakapan cepat juga dilatih di bagian choukai JLPT. Strateginya ada di Strategi Choukai JLPT N3–N2.

5. Mencatat pesan: denwa memo (伝言メモ)

Saat mencatat pesan, tulis tujuh hal ini. Banyak kantor punya formulir memo sendiri dengan kolom yang hampir sama.

1. 〇〇様へ — untuk siapa
2. 日時 (nichiji) — tanggal dan jam telepon
3. 会社名・お名前 — nama perusahaan dan nama penelepon
4. ご用件 (goyouken) — isi keperluan
5. 折り返し (orikaeshi) — perlu ditelepon balik atau tidak (要 / 不要)
6. 電話番号 — nomor telepon penelepon
7. 受けた人 — nama Anda sebagai penerima

Tips: angka di telepon mudah salah dengar. Orang Jepang sering mengucapkan 7 sebagai なな dan 4 sebagai よん supaya tidak tertukar dengan いち dan し. Saat mengulang nomor, pakai cara yang sama.

6. Menelepon ke perusahaan lain

Kalau Anda yang menelepon, alurnya seperti ini:

• 〇〇株式会社のアフマドと申します。いつもお世話になっております。 — Saya Ahmad dari perusahaan 〇〇. Terima kasih atas kerja samanya selama ini.
• 恐れ入りますが、営業部の田中様はいらっしゃいますか。 — Mohon maaf, apakah Bapak/Ibu Tanaka dari bagian penjualan ada?
• ただいまお時間よろしいでしょうか。 — Apakah sekarang Anda ada waktu sebentar?
• では、また改めてお電話いたします。 — Kalau begitu, saya akan menelepon lagi nanti.

Nama Anda sebaiknya diucapkan pelan dan jelas. Kalau nama Anda panjang, sebut nama yang biasa dipakai di kantor. Cara menulis nama Indonesia dengan katakana ada di Aturan Penulisan Katakana.

7. Menelepon tempat kerja sendiri: sakit atau terlambat

Ke atasan sendiri, Anda tidak perlu keigo setinggi untuk pelanggan, tetapi tetap sopan:

• おはようございます。製造部のアフマドです。 — Selamat pagi. Saya Ahmad dari bagian produksi.
• 申し訳ありません。熱があるので、本日お休みをいただけないでしょうか。 — Mohon maaf, saya demam. Bolehkah saya izin libur hari ini?
• 電車が遅れていて、20分ほど遅れそうです。 — Keretanya terlambat, sepertinya saya akan telat sekitar 20 menit.

Aturan tempat kerja tentang cara lapor (telepon, LINE, atau aplikasi) berbeda-beda. Ikuti aturan perusahaan Anda. Kalau keretanya terlambat, lihat juga Bahasa Jepang saat Kereta Terlambat.

8. Ungkapan yang sebaiknya diganti di telepon kantor

• 了解しました → 承知しました / かしこまりました (mengerti)
• すみません → 申し訳ございません (mohon maaf)
• わかりません → わかりかねます (saya kurang tahu)
• いません → 席を外しております (sedang tidak di tempat)
• ちょっと待ってください → 少々お待ちください (mohon tunggu sebentar)
• 誰ですか → どちら様でしょうか (dengan siapa saya bicara?)

Ungkapan pelayanan pelanggan yang mirip, termasuk "baito keigo" yang sebaiknya dihindari, ada di Keigo Pelayanan Pelanggan.

9. Latihan 10 menit sehari

1. Hari 1–3: ucapkan langkah 1 sampai 5 dengan suara keras sambil membaca. Rekam suara Anda dan dengarkan kecepatannya.
2. Hari 4–6: latih empat kalimat "sedang tidak ada" (席を外して / 外出して / 別の電話 / お休み) tanpa melihat catatan.
3. Hari 7–10: minta teman membacakan nama perusahaan dan nomor telepon secara acak. Tulis memo 7 kolom dan ulangi isinya.
4. Seterusnya: saat telepon kantor berbunyi, dengarkan cara rekan Jepang menjawab dan catat ungkapan baru.

Artikel terkait

• Email Bisnis Bahasa Jepang
• Keigo Pelayanan Pelanggan (接客用語)
• Strategi Choukai JLPT N3–N2
• Aturan Penulisan Katakana: Nama Indonesia
• Bahasa Jepang saat Kereta Terlambat

Catatan: Artikel ini adalah bahan belajar bahasa Jepang. Kalimat salam, cara menyambungkan telepon, dan aturan lapor sakit atau terlambat berbeda di setiap perusahaan. Ikuti petunjuk atasan dan aturan tempat kerja Anda. Contoh nama perusahaan, nama orang, dan nomor telepon di artikel ini adalah contoh, bukan data nyata.