会社に送るビジネスメールの日本語：6つの部分・決まり文句・欠勤／質問／お詫びの例文（JLPT N3〜N2）

会社に送るビジネスメールの日本語：6つの部分・決まり文句・欠勤／質問／お詫びの例文

日本語で会社に電話をかけるのは緊張します。その場ですぐ答えなければならないからです。メールのほうが実はやさしい。考える時間があり、送る前に読み返せて、同じ型を何度でも使い回せます。

難しいのは中身より形です。日本のビジネスメールには決まった形があり、内容が正しくても形が崩れていると読む側に違和感が残ります。ただ、その決まりは数が少なく、ほとんど変わりません。

この記事では、必ず入る6つの部分、覚えておく決まり文句、ていねいな依頼の言い方を整理し、最後にそのまま真似できる例文を3本のせます。

レベルは JLPT N3〜N2 です。語はていねいですが、すべて決まった形なので、自由な会話より覚えやすい部分です。

1. 必ず入る6つの部分

ビジネスメールは、ほとんどがこの6つで、順番も同じです。

1. 宛名（あてな）— いちばん上に相手の名前。
2. あいさつ — 決まった一行のあいさつ。
3. 名乗り（なのり）— 自分の部署と名前。
4. 用件（ようけん）— 伝えたいこと。
5. 結び（むすび）— 決まった終わりの一文。
6. 署名（しょめい）— 名前・部署・連絡先。

骨組みはこうなります。

株式会社〇〇
総務部 田中様

いつもお世話になっております。
製造部のアリと申します。

（用件）

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

アリ・ラフマン
製造部 第二ライン
電話: 000-0000-0000

毎回変わるのは用件だけです。ほかの5つはひな形として保存しておけます。

2. 件名（けんめい）

件名はあいさつではなく、要約です。決まりは三つ。

• 短く。 15〜20 字ほどで足ります。
• 中身を書く。 「お願いがあります」ではなく、何のお願いかを書きます。
• してほしいことを先頭の【 】に入れる。

よい例です。

• 【ご確認のお願い】9月分シフト表について
• 【ご報告】本日の欠勤について
• 【質問】有給休暇の申請方法について

よくない例は、「お疲れ様です」（あいさつであって件名ではない）、「質問です」（何の質問か分からない）、そして件名なしです。

最後を「〜について」で結ぶ形は、ほぼいつでも使えます。

3. 宛名の書き方

大きいものから小さいものへ。会社名、部署名、役職、名前の順です。

• 様 — 人につけます。田中様。
• 御中（おんちゅう）— 組織や部署につけます。担当者の名前が分からないときです。総務部御中。
• 各位（かくい）— 複数の相手に同時に送るとき。関係者各位。

まちがえやすい点が三つあります。

• 様と御中は重ねません。 「総務部御中 田中様」は誤りです。どちらか一方にします。
• 役職にはすでに敬意が入っています。 「田中部長」でていねいなので、「田中部長様」は重なります。様を使うなら「部長 田中様」と書きます。
• 宛名に自分の名前は書きません。 自分の名前は名乗りと署名に入れます。

担当者がどうしても分からないときは「ご担当者様」とします。

4. あいさつ — 「お世話になっております」と「お疲れ様です」

この二つは入れ替えられません。違いは社外か社内かです。

• いつもお世話になっております — 社外へ。取引先、仕入先、他の会社、学校、監理団体など。
• お疲れ様です — 社内へ。上司、同僚、同じ会社の他部署。

社外に初めて送るときはこうします。

• 初めてご連絡いたします。
• 突然のご連絡失礼いたします。

一行で十分です。手紙の形（拝啓など）は、ふだんのメールでは使いません。

5. 用件は結論から

ここが、外国人社員のメールが回りくどく感じられやすい一点です。日本のビジネスメールでは、結論を最初の一文に書き、理由はそのあとに続けます。逆ではありません。

よくない形

昨日から熱があって、病院に行きました。薬をもらいましたが、まだ下がりません。それで、今日は……

よい形

本日、体調不良のためお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。 昨日から熱があり、朝になっても下がらないためです。

伝えることが複数あるときは、行頭に「・」を置いた短い箇条書きにします。長い一文につなげると読みにくくなります。

用件の書き出しによく使う形です。

• 〜の件でご連絡いたしました。
• 〜についてご質問がございます。
• 標記の件について、ご報告いたします。

6. ていねいな依頼の言い方

日本語のていねいな依頼は、「お願いします」を足すのではなく、言い方を長くすることで作ります。ふつうから、とてもていねいな順です。

• 確認してください。 — 上司や社外には直接すぎます。
• ご確認ください。 — ていねいですが、まだ指示に近く聞こえます。
• ご確認いただけますか。 — ていねいで安全です。
• ご確認いただけますでしょうか。 — さらにやわらかく、いちばんよく使われます。
• ご確認いただけますと幸いです。 — 相手の義務ではないお願いに向きます。

依頼の前には、クッション言葉を一つ置きます。

• お手数をおかけしますが
• 恐れ入りますが
• ご多忙のところ恐縮ですが
• 差し支えなければ

期限があるときは、はっきり書いて理由も添えます。「〇日までにご返信いただけますと助かります」。

7. 結びの言葉

必ず入れます。一行か二行です。

• よろしくお願いいたします。 — 基本の形。ほぼいつでも使えます。
• ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 — 確認をお願いするとき。
• お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 — よりていねいな形。
• 引き続きよろしくお願いいたします。 — 続く関係のとき。

お詫びのメールだけは結びが変わります。「重ねてお詫び申し上げます」を使います。

8. 例文3本

8-1. 欠勤の連絡

件名: 【ご報告】本日の欠勤について

製造部 山田課長

お疲れ様です。第二ラインのアリです。

本日、体調不良のためお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。
昨日の夜から熱があり、朝になっても下がらないためです。

本日の作業は、同じラインのスリさんに引き継ぎをお願いしております。
明日の出勤については、本日中に改めてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

アリ・ラフマン
製造部 第二ライン

結論が最初、理由はそのあと、そして自分の仕事を誰が引き継ぐか。最後の一点が、日本の職場ではいちばん喜ばれます。

8-2. 質問

件名: 【質問】有給休暇の申請方法について

総務部 ご担当者様

お疲れ様です。製造部のアリと申します。

有給休暇の申請方法について、二点お伺いしたくご連絡いたしました。

・申請は何日前までに出す必要がありますか。
・用紙は総務部でいただけますか、それとも社内システムからでしょうか。

お手数をおかけしますが、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

アリ・ラフマン
製造部 第二ライン

質問の数を先に書き（二点）、箇条書きにします。相手は何件答えればよいか、読んですぐ分かります。

8-3. お詫び

件名: 【お詫び】昨日の検品漏れについて

品質管理部 佐藤様

いつもお世話になっております。製造部のアリです。

昨日の検品で確認漏れがあり、誠に申し訳ございませんでした。

原因は、私が最終確認の手順を一つ飛ばしてしまったことです。
本日より、確認の際はチェックシートに記入してから次の工程に進むようにいたします。

ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

アリ・ラフマン
製造部 第二ライン

順番は、まずお詫び、次に原因、最後に再発防止です。逆にしないでください。原因から書くと、言い訳のように読まれます。

9. よくある間違い

• 上司に「了解しました」。 同等か目下に向けた言い方に感じられます。上司と社外には「承知しました」「かしこまりました」を使います。
• 上司に「ご苦労様です」。 これは上司から部下への言葉です。安全なのは常に「お疲れ様です」。
• 「取り急ぎ」だけで終える。 「取り急ぎご連絡まで」は、上司や取引先には急いだ印象、やや冷たい印象になります。最後まで書くほうが安全です。
• 「！」や絵文字。 相手と親しくても、ビジネスメールでは使いません。
• 全部ひらがなで書く。 漢字に自信がないときは、社内の正式な書類から写してください。全部ひらがなのほうがかえって読みにくくなります。
• 返信しない。 「承知しました」の一行だけでも、黙っているよりずっといいです。多くの日本の会社では、返信がない＝まだ見ていない、と読まれます。
• 返信で件名を変える。 元の件名（Re: つき）を残すと、やり取りがつながったまま残ります。

ひとつ注意です。会社ごとに習慣は違います。気楽な職場もあれば、とても形式を重んじる職場もあります。いちばん安全なのは、上司や総務から届いた古いメールを開いて、その形をまねることです。

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免責事項

この記事は日本語学習のための教材であり、特定の会社の公式な規則ではありません。メールの書き方の習慣（どの程度ていねいにするか、件名に【 】を使うか、署名の形）は会社や部署によって異なります。欠勤の連絡方法や休暇の申請方法は、勤め先の就業規則が決めます。職場で実際に使われているメールの形にならい、迷ったときは総務に確認してください。