区役所・市役所の書類の書き方：申請書によく出る20の言葉と窓口の日本語（JLPT N4〜N3）

2026年10月14日公開2026年10月14日更新約6分で読めます

区役所の書類は漢字ばかりですが、欄の名前はほとんど同じです。氏名、フリガナ、生年月日（和暦・西暦）、世帯主、続柄、届出人、必要通数、「太枠内をご記入ください」などの注意書き、窓口で使える日本語を学びます。

Ilustrasi seorang perempuan Asia Tenggara bercardigan berdiri di meja tulis balai kota, mengisi formulir permohonan berkolom garis tebal dengan pulpen hitam, dikelilingi ikon kertas nomor antrean, kartu izin tinggal kosong, dan jendela loket dengan bel.

日本の区役所や市役所で、いちばん困るのは会話よりも書類ではないでしょうか。記入欄は小さく、ほとんどが漢字で、市区町村ごとに少しずつデザインも違います。でも安心してください。欄の名前はほとんど同じです。20くらいの言葉を覚えれば、多くの書類を自分で読めるようになります。

この記事では、書類の欄の言葉、用紙に印刷されている注意書き、名前と生年月日の書き方、窓口で使える日本語を説明します。レベルはJLPT N4〜N3です。

注意：この記事は日本語学習のための教材です。書類の種類、持っていくもの、手続きのルールは市区町村によって違います。必ず記入例と職員の説明に従ってください。

1. 書類の種類：届・申請書・申込書

まず、用紙のいちばん上にあるタイトルを見ましょう。タイトルの最後の言葉で、書類の種類がわかります。

〜届（とどけ） — 知らせるための書類。例：転入届（てんにゅうとどけ）、転出届（てんしゅつとどけ）、出生届（しゅっしょうとどけ）。
〜申請書（しんせいしょ） — お願いするための書類。例：住民票の写し等交付申請書。
〜申込書（もうしこみしょ） — 講座や施設などに申し込むための書類。
委任状（いにんじょう） — ほかの人に手続きを頼むときの書類。

2. 用紙に印刷されている注意書き

注意書きは、用紙の上や下のすみにあることが多いです。書き始める前に読みましょう。

太枠内をご記入ください — 太い線の中だけを書いてください。太い線の外は職員が書きます。
黒のボールペンでご記入ください — 黒いボールペンで書いてください。
消せるボールペンは使用しないでください — 消せるボールペンは使わないでください。
該当するものに○をつけてください — 当てはまるものに○をつけてください。☑（チェック）の場合もあります。
記入例（きにゅうれい） — 書き方の見本。窓口の近くの記入台に置いてあることが多いです。まずこれを探しましょう。
※（こめじるし） — 注意のしるし。※のあとには特別なルールが書いてあるので、読み飛ばさないでください。
（窓口記入欄）／（職員記入欄） — 職員が書く欄です。何も書かないでください。

書きまちがえたときは、ふつうは**二重線（にじゅうせん）**で消して、その近くに書き直します。修正液は使わないでください。訂正したところに印やサインが必要かどうかは場所によって違うので、職員に聞きましょう。

3. 本人の情報の欄

氏名（しめい） — 名前。在留カードの名前とまったく同じに書きます。名前の順番もカードに合わせます。
フリガナ／ふりがな — 名前の読み方。文字に注意しましょう。「フリガナ」ならカタカナで、「ふりがな」ならひらがなで書きます。インドネシアの名前の書き方はインドネシア人の名前のカタカナ表記を見てください。
生年月日（せいねんがっぴ） — 生まれた年月日。4で説明します。
性別（せいべつ） — 男か女に○をつけます。
国籍・地域（こくせき・ちいき） — インドネシアと書きます。
住所（じゅうしょ） — 引っ越しの書類には新住所（新しい住所）と、旧住所・前住所（前の住所）があります。
電話番号／日中の連絡先（にっちゅうのれんらくさき） — 昼間につながる電話番号。ふつうは携帯電話の番号です。

4. 生年月日の書き方：和暦と西暦

多くの書類は**和暦（われき）**を使います。生年月日の欄の横には、よく次のような選択肢があります。

昭和・平成・令和・西暦年月日

西暦（せいれき） — 世界で使われている年の数え方。西暦があれば、西暦に○をつけて、たとえば1995と書いてかまいません。
平成（へいせい） — 1989年から2019年まで。計算：西暦−1988。例：1995年＝平成7年、2000年＝平成12年。
令和（れいわ） — 2019年5月1日から。計算：西暦−2018。例：2026年＝令和8年。最初の年は令和元年（がんねん）と書きます。

西暦の選択肢がなくて迷ったら、職員に「西暦で書いてもいいですか。」と聞きましょう。

5. 家族と手続きをする人の欄

世帯主（せたいぬし） — 住民の記録で、その世帯の中心になる人。一人で住んでいるなら、自分が世帯主です。
続柄（つづきがら） — 世帯主との関係。例：本人（ほんにん）、妻（つま）、夫（おっと）、子（こ）。
届出人（とどけでにん） — 窓口に書類を出す人。
代理人（だいりにん） — 本人の代わりに手続きをする人。ふつうは委任状が必要です。
署名（しょめい） — サイン。今も印（はんこ）の欄がある書類があります。はんこがない場合は、サインでいいか聞きましょう。

6. 証明書をもらう書類に出る欄

住民票の写しをもらうときは、次のような欄があります。

必要通数（ひつようつうすう） — 必要な枚数。書類の数え方は**通（つう）**です。1通、2通。
使用目的（しようもくてき）／提出先（ていしゅつさき） — 何に使うか、どこに出すか。例：勤務先、入管、銀行。
マイナンバー（個人番号）の記載　有・無 — 証明書にマイナンバーを書くかどうか。書類を求めている先の指示に合わせて選びます。特に言われていなければ、ふつうは無を選びます。
手数料（てすうりょう） — 手続きにかかるお金。

7. 窓口の日本語

職員がよく言う言葉：

番号札をお取りになって、お待ちください。
〇番の番号札をお持ちの方、〇番窓口へどうぞ。
本人確認書類はお持ちですか。
こちらにご記入ください。
少々お待ちください。

自分で使える言葉：

転入の手続きをしたいのですが、どの窓口ですか。
ここには何を書けばいいですか。
記入例はありますか。
西暦で書いてもいいですか。
もう少しゆっくり話していただけますか。
やさしい日本語でお願いします。

手続きのあとに役所から届く手紙を読みたい人は、公的な文書のかたい言葉に進んでください。

8. ミニ練習（5問）

書類に「フリガナ」と書いてあります。名前は何の文字で書きますか。
1998年に生まれました。平成で書くと何年ですか。
一人で住んでいます。続柄の欄に何と書きますか。
「太枠内をご記入ください」はどういう意味ですか。
住民票が2枚必要です。必要通数の欄に何と書きますか。

答え： (1) カタカナ。(2) 平成10年（1998−1988＝10）。(3) 本人。(4) 太い線の中だけを書く。(5) 2通。

役所に行く前のポイント

市区町村のウェブサイトから用紙をダウンロードする。 多くの市区町村が、用紙と記入例を公式サイトにのせています。家でゆっくり読めます。
スマホに文字を用意しておく。 カタカナの名前、漢字の住所、和暦の生年月日をメモしておきましょう。入力のしかたはスマホ・パソコンでの日本語入力にあります。
在留カードを持っていく。 書く名前、住所、番号はカードと同じにします。カードの最新の情報は特定在留カードのガイドを見てください。
子どもの学校の書類もある人は、子どもの学校の日本語も参考にしてください。