Cara Mengisi Formulir di Kuyakusho (区役所): 20 Kanji Kolom Formulir dan Kalimat di Madoguchi (JLPT N4–N3)

Cara Mengisi Formulir di Kuyakusho (区役所): 20 Kanji Kolom Formulir dan Kalimat di Madoguchi (JLPT N4–N3)

Di kantor kelurahan atau balai kota Jepang (区役所 kuyakusho / 市役所 shiyakusho), yang paling bikin bingung biasanya bukan percakapannya, tetapi formulirnya. Kolomnya kecil, semuanya kanji, dan setiap kota memakai desain yang sedikit berbeda. Kabar baiknya: nama kolomnya hampir selalu sama. Kalau Anda hafal sekitar 20 kata, Anda bisa membaca sebagian besar formulir sendiri.

Artikel ini membahas kosakata kolom formulir, instruksi yang tercetak di kertas, cara menulis nama dan tanggal lahir, serta kalimat yang berguna di loket (窓口 madoguchi). Levelnya JLPT N4–N3.

Catatan: artikel ini adalah bahan belajar bahasa. Jenis formulir, dokumen yang harus dibawa, dan aturan prosedur berbeda di setiap kota. Selalu ikuti contoh pengisian (記入例) dan petunjuk petugas.

1. Nama jenis formulir: 届・申請書・申込書

Lihat dulu judul di bagian paling atas formulir. Akhiran judul memberi tahu jenis dokumennya.

• 〜届（とどけ, todoke） — pemberitahuan / laporan. Contoh: 転入届 (tennyuu todoke, lapor pindah masuk), 転出届 (tenshutsu todoke, lapor pindah keluar), 出生届 (shusshou todoke, lapor kelahiran).
• 〜申請書（しんせいしょ, shinseisho） — formulir permohonan. Contoh: 住民票の写し等交付申請書 (permohonan salinan juminhyo).
• 〜申込書（もうしこみしょ, moushikomisho） — formulir pendaftaran, misalnya untuk kelas atau fasilitas.
• 委任状（いにんじょう, ininjou） — surat kuasa, kalau orang lain mengurus atas nama Anda.

2. Instruksi yang tercetak di formulir

Instruksi ini biasanya ada di pojok atas atau bawah. Bacalah sebelum mulai menulis.

• 太枠内をご記入ください（ふとわくない, futowakunai） — isi hanya bagian di dalam garis tebal. Bagian di luar garis tebal diisi oleh petugas.
• 黒のボールペンでご記入ください — tulis dengan pulpen hitam.
• 消せるボールペンは使用しないでください — jangan pakai pulpen yang tintanya bisa dihapus.
• 該当するものに○をつけてください（がいとう, gaitou） — lingkari pilihan yang sesuai. Kadang ditulis ☑ (centang kotak).
• 記入例（きにゅうれい, kinyuurei） — contoh pengisian. Biasanya ditempel di meja tulis dekat loket. Selalu cari ini dulu.
• ※（こめじるし） — tanda catatan. Teks setelah ※ berisi aturan khusus, jangan dilewati.
• （窓口記入欄）／（職員記入欄） — kolom untuk petugas. Biarkan kosong.

Kalau salah tulis, biasanya cukup dicoret dua garis (二重線, nijuusen) lalu ditulis ulang di dekatnya. Jangan pakai tip-ex. Apakah perlu paraf atau stempel di bagian yang dikoreksi berbeda-beda, jadi tanyakan kepada petugas.

3. Kolom identitas diri

• 氏名（しめい, shimei） — nama lengkap. Tulis sama persis dengan nama di kartu izin tinggal (在留カード). Urutan nama juga ikuti kartu.
• フリガナ / ふりがな — cara baca nama. Perhatikan hurufnya: kalau tertulis フリガナ (katakana), tulis dengan katakana; kalau ふりがな (hiragana), tulis dengan hiragana. Untuk nama Indonesia, ikuti aturan di panduan penulisan katakana nama Indonesia.
• 生年月日（せいねんがっぴ, seinengappi） — tanggal lahir. Lihat bagian 4.
• 性別（せいべつ, seibetsu） — jenis kelamin. Lingkari 男 (laki-laki) atau 女 (perempuan).
• 国籍・地域（こくせき・ちいき, kokuseki・chiiki） — kewarganegaraan. Tulis インドネシア.
• 住所（じゅうしょ, juusho） — alamat. Di formulir pindahan ada 新住所 (shin-juusho, alamat baru) dan 旧住所 atau 前住所 (kyuu-juusho / zen-juusho, alamat lama).
• 電話番号（でんわばんごう） / 日中の連絡先（にっちゅうのれんらくさき） — nomor yang bisa dihubungi pada siang hari. Biasanya nomor HP.

4. Menulis tanggal lahir: 和暦 dan 西暦

Banyak formulir memakai kalender era Jepang (和暦, wareki). Di samping kolom tanggal lahir sering ada pilihan seperti ini:

昭和・平成・令和・西暦 年 月 日

• 西暦（せいれき, seireki） — tahun Masehi. Kalau ada pilihan 西暦, Anda boleh lingkari ini dan tulis tahun Masehi, misalnya 1995.
• 平成（へいせい, Heisei） — 1989 sampai 2019. Rumus: tahun Masehi − 1988. Contoh: 1995 = 平成7年, 2000 = 平成12年.
• 令和（れいわ, Reiwa） — mulai 1 Mei 2019. Rumus: tahun Masehi − 2018. Contoh: 2026 = 令和8年. Tahun pertama ditulis 令和元年 (gannen).

Kalau formulir tidak punya pilihan 西暦 dan Anda ragu, tanyakan kepada petugas: 「西暦で書いてもいいですか。」

5. Kolom keluarga dan orang yang mengurus

• 世帯主（せたいぬし, setainushi） — kepala rumah tangga di catatan penduduk. Kalau Anda tinggal sendiri, Anda adalah 世帯主.
• 続柄（つづきがら, tsuzukigara） — hubungan dengan kepala rumah tangga. Contoh isian: 本人 (honnin, diri sendiri), 妻 (tsuma, istri), 夫 (otto, suami), 子 (ko, anak).
• 届出人（とどけでにん, todokedenin） — orang yang menyerahkan formulir ke loket.
• 代理人（だいりにん, dairinin） — orang yang mengurus atas nama pemohon. Biasanya perlu 委任状.
• 署名（しょめい, shomei） — tanda tangan. Di beberapa formulir masih ada kolom 印 (stempel). Kalau tidak punya stempel, tanyakan apakah tanda tangan boleh.

6. Kolom khusus di formulir permintaan dokumen

Saat meminta 住民票の写し (salinan catatan penduduk), Anda akan melihat kolom berikut:

• 必要通数（ひつようつうすう, hitsuyou tsuusuu） — jumlah lembar yang diperlukan. Satuan untuk dokumen adalah 通（つう）: 1通, 2通.
• 使用目的（しようもくてき, shiyou mokuteki） / 提出先（ていしゅつさき, teishutsusaki） — untuk apa dan ke mana dokumen itu diserahkan. Contoh: 勤務先 (tempat kerja), 入管 (kantor imigrasi), 銀行 (bank).
• マイナンバー（個人番号）の記載　有・無 — apakah nomor My Number dicantumkan di dokumen. Pilih sesuai permintaan pihak yang meminta dokumen. Kalau tidak diminta, biasanya pilih 無.
• 手数料（てすうりょう, tesuuryou） — biaya administrasi.

7. Kalimat di loket (窓口)

Kalimat yang akan Anda dengar dari petugas:

• 番号札をお取りになって、お待ちください。 — Silakan ambil nomor antrean dan tunggu.
• 〇番の番号札をお持ちの方、〇番窓口へどうぞ。 — Pemegang nomor antrean 〇, silakan ke loket nomor 〇.
• 本人確認書類はお持ちですか。 — Apakah Anda membawa dokumen identitas?
• こちらにご記入ください。 — Silakan isi di sini.
• 少々お待ちください。 — Mohon tunggu sebentar.

Kalimat yang bisa Anda pakai:

• 転入の手続きをしたいのですが、どの窓口ですか。 — Saya ingin mengurus pindah masuk, di loket mana ya?
• ここには何を書けばいいですか。 — Di sini saya harus menulis apa?
• 記入例はありますか。 — Apakah ada contoh pengisian?
• 西暦で書いてもいいですか。 — Boleh saya tulis dengan tahun Masehi?
• もう少しゆっくり話していただけますか。 — Bisakah Anda bicara sedikit lebih pelan?
• やさしい日本語でお願いします。 — Tolong pakai bahasa Jepang yang sederhana.

Kalau Anda ingin membaca surat dari kantor pemerintah yang datang setelah urusan selesai, lanjutkan ke bahasa kaku dalam surat resmi Jepang.

8. Latihan singkat (5 soal)

1. Formulir menulis 「フリガナ」. Nama Anda harus ditulis dengan huruf apa?
2. Anda lahir tahun 1998. Kalau ditulis dengan 平成, tahun berapa?
3. Anda tinggal sendiri. Apa yang Anda tulis di kolom 続柄?
4. Apa arti 「太枠内をご記入ください」?
5. Anda butuh dua lembar 住民票. Apa yang ditulis di kolom 必要通数?

Jawaban: (1) katakana. (2) 平成10年 (1998 − 1988 = 10). (3) 本人. (4) Isi hanya bagian di dalam garis tebal. (5) 2通.

Tips sebelum ke kuyakusho

• Unduh formulir dari situs kota. Banyak kota menaruh formulir dan 記入例 di situs resminya. Anda bisa membacanya dengan tenang di rumah.
• Siapkan teks di HP. Simpan nama dalam katakana, alamat lengkap dalam kanji, dan tanggal lahir dalam 和暦. Cara mengetiknya ada di panduan mengetik bahasa Jepang di HP dan laptop.
• Bawa kartu izin tinggal. Nama, alamat, dan nomor yang Anda tulis harus sama dengan kartu. Informasi kartu terbaru ada di panduan Tokutei Zairyu Card.
• Kalau Anda juga mengurus dokumen sekolah anak, kosakatanya ada di bahasa Jepang untuk urusan sekolah anak.

Artikel terkait

• Aturan Penulisan Katakana untuk Nama Indonesia
• Bahasa Kaku dalam Surat Resmi Jepang (文書語)
• Cara Mengetik Bahasa Jepang di HP dan Laptop
• Tokutei Zairyu Card dan My Number Card
• Bahasa Jepang untuk Urusan Sekolah Anak

Catatan: Artikel ini adalah bahan belajar bahasa Jepang, bukan panduan resmi prosedur administrasi. Desain formulir, dokumen yang diperlukan, biaya, dan batas waktu berbeda di setiap kota dan dapat berubah. Pastikan informasi terbaru di situs resmi kota/kelurahan tempat Anda tinggal atau tanyakan langsung di loket.