Bahasa Kaku dalam Surat Resmi Jepang (文書語): Cara Membaca Surat dari Kaisha dan Yakusho (JLPT N2–N1)

Bahasa Kaku dalam Surat Resmi Jepang (文書語): Cara Membaca Surat dari Kaisha dan Yakusho

Hampir semua orang Indonesia yang tinggal di Jepang pernah mengalami hal ini. Anda sudah bisa mengobrol dengan rekan kerja, sudah paham instruksi di tempat kerja, tetapi begitu ada satu lembar surat dari perusahaan atau dari kantor kota (役所 yakusho), kalimatnya terasa seperti bahasa yang sama sekali berbeda.

Itu bukan sekadar perasaan. Bahasa surat resmi Jepang punya namanya sendiri: 文書語 (bunshougo), yaitu bahasa tulis untuk dokumen. Kata-katanya sengaja dipilih supaya singkat, netral, dan sulit ditafsirkan dua arah. Akibatnya kata kerja sehari-hari diganti kata benda kanji, dan ungkapan yang biasa Anda dengar diganti bentuk yang jauh lebih kaku.

Kabar baiknya, jumlah polanya terbatas. Setelah Anda mengenali sekitar dua puluh ungkapan di bawah ini, sebagian besar surat dari kaisha dan yakusho bisa Anda baca sendiri tanpa menebak-nebak.

Artikel ini membahas pola bahasanya, bukan isi aturannya. Untuk isi dan prosedur, tetap tanyakan ke loket yang mengirim surat tersebut.

Kenapa surat resmi terasa jauh lebih sulit

Dalam percakapan, satu kalimat biasanya berisi satu kata kerja. Dalam surat resmi, kata kerja itu diubah menjadi kata benda kanji, lalu ditempeli kata bantu di sekitarnya.

• Percakapan: 書類を出してください (shorui o dashite kudasai)
• Surat resmi: 書類のご提出をお願いいたします (shorui no goteishutsu o onegai itashimasu)

Artinya sama, yaitu serahkan dokumennya. Yang berubah hanya bungkusnya. Kalau Anda terbiasa membongkar bungkus ini, tingkat kesulitannya turun jauh.

1. Kata yang menentukan batas waktu

Bagian paling penting dari surat resmi hampir selalu soal kapan. Kalau Anda hanya punya waktu satu menit, cari bagian ini lebih dulu.

• 〜までに (made ni) — paling lambat pada. Contoh: 9月30日までにご提出ください, artinya serahkan paling lambat 30 September. Perhatikan bedanya dengan 〜まで yang berarti sampai, yaitu rentang waktu, bukan tenggat.
• 〜以内 (inai) — dalam jangka waktu tertentu, dan angkanya ikut dihitung. 14日以内 berarti dalam 14 hari, termasuk hari ke-14.
• 〜以降 (ikou) — sejak tanggal itu dan seterusnya, tanggal itu ikut termasuk. 10月1日以降 berarti mulai 1 Oktober.
• 〜をもって (o motte) — terhitung sejak, atau dengan ini. 3月31日をもって終了します berarti berakhir terhitung 31 Maret.
• 速やかに (sumiyaka ni) — segera, secepat yang wajar. Tidak ada angka harinya, tetapi nadanya mendesak.
• 遅滞なく (chitai naku) — tanpa penundaan. Lebih kaku dari 速やかに dan sering muncul di teks peraturan.
• 〜次第 (shidai) — segera setelah sesuatu selesai. 決まり次第ご連絡します berarti kami hubungi segera setelah diputuskan.
• 〜に際し / 〜に当たり (ni saishi / ni atari) — pada saat, dalam rangka. Biasanya membuka kalimat yang panjang.

2. Kata yang menyatakan kewajiban dan larangan

• 〜するものとする (mono to suru) — ditetapkan harus. Ini bahasa peraturan, bukan permintaan.
• 〜を要する (you suru) — memerlukan. 別途手続を要します berarti memerlukan prosedur terpisah.
• 〜する必要があります (hitsuyou ga arimasu) — perlu dilakukan. Versi yang lebih mudah dari poin di atas.
• 認められません (mitomeraremasen) — tidak diakui, tidak dapat diterima.
• 〜することはできません — tidak dapat dilakukan.
• できかねます (dekikanemasu) — kami tidak dapat melakukannya. Terdengar halus, tetapi artinya tetap tidak bisa.
• 〜のないよう (no nai you) — jangan sampai terjadi. 遅れのないようご注意ください berarti mohon berhati-hati jangan sampai terlambat.

Satu hal yang sering membuat salah paham: kalimat kaku dalam bahasa Jepang justru terdengar halus, padahal isinya tegas. Nada sopan tidak berarti hal itu bersifat pilihan.

3. Kata yang meminta Anda bertindak

Kata kerja terakhir dalam kalimat biasanya menentukan apakah Anda yang harus bergerak atau pihak pengirim.

• ご提出ください (goteishutsu kudasai) — harap serahkan. Bentuk paling umum.
• ご提出願います (goteishutsu negaimasu) — harap serahkan. Sedikit lebih kaku dan lebih tegas.
• 〜されたい (saretai) — harap melakukan. Sangat kaku dan sering muncul di surat instansi. Ini bukan bentuk pasif dan bukan berarti keinginan Anda.
• ご記入のうえ、ご返送ください — isi, lalu kirim kembali. Pola 〜のうえ berarti setelah melakukan A, lakukan B.
• ご持参のうえ (gojisan no ue) — bawa, lalu. Sering muncul di surat panggilan ke loket.
• ご了承ください (goryoushou kudasai) — mohon dimaklumi. Ini tanda bahwa keputusannya sudah final dan persetujuan Anda tidak sedang diminta.
• お問い合わせください (otoiawase kudasai) — silakan hubungi.

4. Kata benda kanji yang menggantikan kata kerja

Bagian ini yang paling sering membuat kalimat terasa buntu. Semua kata di bawah ini sebenarnya kata kerja yang dipadatkan.

• 提出 (teishutsu) — penyerahan dokumen
• 届出 (todokede) — pelaporan resmi ke instansi
• 申請 (shinsei) — pengajuan permohonan
• 変更 (henkou) — perubahan
• 記載 (kisai) — hal yang tertulis, isian
• 添付 (tenpu) — lampiran
• 返送 (hensou) — pengiriman kembali
• 送付 (soufu) — pengiriman
• 受付 (uketsuke) — penerimaan, juga berarti loket
• 手続 (tetsuzuki) — prosedur

Trik membacanya sederhana: tambahkan する di belakangnya dalam hati. 提出 menjadi 提出する, yaitu menyerahkan. Kalimatnya langsung terasa lebih dekat ke bahasa sehari-hari.

5. Kata penghubung yang mengubah arti seluruh paragraf

• なお (nao) — sebagai tambahan. Yang mengikutinya biasanya informasi penting yang tidak boleh dilewat.
• ただし (tadashi) — namun, kecuali. Ini penanda pengecualian. Kalau Anda melewatkan ただし, satu surat penuh bisa salah Anda pahami.
• つきましては (tsukimashite wa) — sehubungan dengan itu. Kalimat setelahnya biasanya berisi permintaan utama.
• また (mata) — dan juga.
• その他 (sonota) — lain-lain.

Kalau waktu Anda terbatas, baca kalimat setelah ただし dan setelah つきましては lebih dulu.

6. Tiga langkah membaca satu lembar surat

1. Cari angka dan tanggal. Tandai 期限 (kigen, tenggat) atau kata 〜までに.
2. Cari kata kerja terakhir di kalimat utama. ください, 願います, atau されたい berarti Anda yang harus bertindak. します atau いたします berarti pihak pengirim yang bertindak.
3. Cari tempat tujuan. 提出先 (teishutsusaki), 窓口 (madoguchi), atau 郵送先 (yuusousaki) memberi tahu ke mana dokumennya dibawa atau dikirim.

Kalau tiga hal itu sudah ketemu, Anda sudah menangkap inti suratnya, meskipun masih ada kalimat panjang yang belum sepenuhnya Anda pahami.

7. Latihan membaca

Kalimat 1: 本書類は、9月30日までに人事課へご提出願います。

• Tenggat: 9月30日までに, paling lambat 30 September
• Tindakan: ご提出願います, Anda yang harus menyerahkan
• Tujuan: 人事課へ, ke bagian personalia

Kalimat 2: 変更が生じた場合は、遅滞なくお届け出ください。なお、届出が遅れた場合は別途手続を要することがあります。

• Syarat: 変更が生じた場合, jika terjadi perubahan
• Tindakan: 遅滞なくお届け出ください, laporkan tanpa penundaan
• Tambahan setelah なお: kalau pelaporannya terlambat, bisa memerlukan prosedur terpisah

Kalimat 3: 受付は10月1日以降といたします。ただし、郵送の場合はこの限りではありません。

• Waktu: 10月1日以降, mulai 1 Oktober
• Pengecualian setelah ただし: untuk pengiriman lewat pos, aturan itu tidak berlaku

Kalimat ketiga adalah contoh klasik kenapa ただし tidak boleh dilewat.

Lanjutkan latihan membaca dokumen

Kalau Anda ingin melatih kemampuan membaca dokumen dalam konteks yang lebih spesifik, artikel berikut memakai pola bahasa yang mirip:

• Cara membaca otayori dan mengisi renrakuchou dari sekolah anak
• Cara membaca dokumen gudang logistik: pikkingu risuto dan kenpinhyou
• Keigo pelayanan pelanggan di restoran dan hotel
• Idiom kanyouku tingkat N2 sampai N1 yang sering dipakai di tempat kerja

Salah satu surat yang paling sering memakai bahasa kaku semacam ini adalah surat dari Imigrasi. Contoh kewajiban pelaporannya bisa Anda baca di panduan wajib lapor ke Imigrasi dalam 14 hari.

Penutup

Bunshougo terasa sulit bukan karena tata bahasanya rumit, tetapi karena polanya jarang muncul dalam percakapan sehari-hari. Begitu polanya dikenali, satu lembar surat yang tadinya membuat cemas bisa dibaca dalam beberapa menit.

Mulailah dari tiga langkah di bagian enam. Ambil satu surat lama yang pernah Anda terima, lalu coba tandai tenggat, tindakan, dan tujuannya.

Catatan: artikel ini menjelaskan pola bahasa, bukan isi peraturan. Arti sebuah surat bisa berbeda tergantung instansi dan kasus masing-masing. Untuk keputusan yang menyangkut prosedur, izin tinggal, pajak, atau ketenagakerjaan, tanyakan langsung ke loket yang mengirim surat tersebut atau ke tenaga profesional yang berwenang.