Kartu Izin Tinggal (Zairyu Card) Hilang di Jepang: 13 Tanya Jawab Cara Mengurusnya (2026)

Kehilangan kartu izin tinggal (在留カード / zairyu card) adalah salah satu masalah yang paling membuat panik pekerja Indonesia di Jepang. Kabar baiknya: penggantian karena hilang, dicuri, atau musnah tidak dipungut biaya, dan kartu baru pada prinsipnya diterbitkan pada hari yang sama. Yang perlu diperhatikan: ada batas waktu 14 hari yang diatur undang-undang.

Artikel ini menjawab 13 pertanyaan yang paling sering muncul, mengacu langsung pada halaman resmi Badan Imigrasi Jepang (出入国在留管理庁). Seluruh isi di bawah dikonfirmasi pada 15 Agustus 2026.

Q1. Berapa batas waktu mengurus kartu yang hilang?

14 hari sejak hari Anda mengetahui kartu itu hilang. Jika Anda baru menyadarinya ketika sedang berada di luar Jepang, hitungan 14 hari dimulai dari hari Anda pertama kali masuk kembali ke Jepang.

Dasar hukumnya adalah Pasal 19-12 Undang-Undang Imigrasi Jepang (入管法第19条の12). Aturan ini berlaku untuk semua penduduk jangka menengah-panjang (中長期在留者), termasuk pemegang Tokutei Ginou, Ikusei Shuro, magang teknis, visa keluarga, maupun pelajar.

Q2. Berapa biaya penggantiannya?

Gratis. Halaman resmi Imigrasi menyatakan "手数料はかかりません" (tidak ada biaya) untuk penggantian karena hilang, dicuri, atau musnah.

Perlu dibedakan dengan dua jenis penggantian lain:

• Kartu rusak berat / kotor / chip IC rusak (汚損等): juga gratis.
• Ganti kartu atas kemauan sendiri (交換希望): dikenakan biaya 1.900 yen, dibayar dengan meterai pendapatan (収入印紙).

Q3. Apa langkah pertama yang harus saya lakukan?

Lapor ke polisi terlebih dahulu. Untuk kasus hilang atau dicuri, Imigrasi mewajibkan Anda melampirkan surat pernyataan (紛失・盗難に係る陳述書), dan di dalam surat itu harus dicantumkan nomor penerimaan laporan polisi (届出受理番号).

Jadi urutannya:

1. Datang ke koban atau kantor polisi terdekat, laporkan kehilangan, catat nomor penerimaan laporannya.
2. Isi formulir permohonan penggantian dan surat pernyataan.
3. Datang ke kantor imigrasi wilayah tempat tinggal Anda dalam 14 hari.

Imigrasi juga dapat meminta dokumen tambahan seperti surat keterangan kehilangan (遺失届出証明書) sesuai isi permohonan. Jika kasus Anda tidak bisa dilaporkan sebagai barang hilang, tuliskan alasannya di surat pernyataan tersebut.

Q4. Dokumen apa saja yang perlu dibawa?

Berdasarkan halaman resmi Imigrasi, dokumen utamanya adalah:

• Formulir permohonan penggantian kartu izin tinggal (在留カード再交付申請書)
• Pas foto 1 lembar sesuai ketentuan ukuran resmi
• Surat pernyataan kehilangan atau pencurian (陳述書) berisi nomor penerimaan laporan polisi
• Paspor (atau surat keterangan status izin tinggal) untuk ditunjukkan
• Izin kegiatan di luar status (資格外活動許可書), bila Anda memilikinya
• Untuk korban bencana: surat keterangan bencana (り災証明書)

Jika permohonan diajukan lewat wali atau perwakilan, diperlukan tambahan surat kuasa (委任状), dokumen yang membuktikan hubungan keluarga seperti juminhyo, serta identitas berfoto milik perwakilan tersebut.

Q5. Ke mana saya harus pergi, dan jam berapa?

Ke kantor imigrasi regional yang membawahi wilayah tempat tinggal Anda (住居地を管轄する地方出入国在留管理官署) — bukan ke kantor kelurahan/kota.

Jam penerimaan: hari kerja, pukul 09.00–12.00 dan 13.00–16.00. Sebagian prosedur memiliki hari atau jam khusus, jadi sebaiknya konfirmasi dulu.

Pusat informasi berbahasa asing: 0570-013904 (外国人在留総合インフォメーションセンター).

Q6. Berapa lama kartu baru selesai?

Standar waktu proses yang dicantumkan Imigrasi adalah pada prinsipnya diterbitkan hari itu juga (原則として即日交付).

Jika kartu tidak bisa diterbitkan di hari yang sama, saat pengambilan Anda perlu membawa tanda terima permohonan (申請受付票), paspor, dan dokumen identitas.

Q7. Bolehkah orang lain mengurus kalau saya tidak bisa datang?

Bisa, tetapi terbatas. Yang boleh mengajukan selain Anda sendiri:

• Anggota keluarga berusia 16 tahun ke atas yang tinggal serumah, bila pemohon berusia di bawah 16 tahun atau tidak bisa hadir karena sakit atau alasan lain yang tak terhindarkan
• Petugas dari perusahaan tempat Anda bekerja, lembaga pendidikan, atau organisasi pengawas yang sudah mendapat persetujuan sebagai perwakilan pengaju
• Pengacara atau gyoseishoshi yang terdaftar di kepala kantor imigrasi regional

Yang penting diketahui: halaman resmi Imigrasi secara tegas menyatakan bahwa sibuk bekerja atau harus berangkat kerja/kuliah TIDAK termasuk alasan yang dapat diterima untuk tidak hadir sendiri.

Q8. Bagaimana kalau saya sudah lewat dari 14 hari?

Anda tetap harus mengajukan. Jika melewati batas 14 hari, Imigrasi meminta dokumen tambahan berisi penjelasan alasan keterlambatan (tersedia format contohnya di situs resmi).

Undang-Undang Imigrasi memuat ketentuan sanksi bagi orang yang tanpa alasan yang sah tidak mengajukan penggantian dalam jangka waktu yang ditentukan. Karena besaran dan penerapannya bergantung pada ketentuan undang-undang serta penilaian kasus per kasus, jangan mengandalkan perkiraan dari sumber tidak resmi — tanyakan langsung ke kantor imigrasi atau pusat informasi di 0570-013904. Keterlambatan juga berpotensi menjadi catatan yang dipertimbangkan pada permohonan perpanjangan atau permanent residence di kemudian hari.

Intinya: jangan menunda, dan jangan berhenti mengurus hanya karena sudah telat.

Q9. Kartu saya rusak atau patah, bukan hilang. Apa bedanya?

Itu masuk kategori penggantian karena kerusakan (汚損等による再交付申請), dasar hukumnya Pasal 19-13 ayat 1 bagian awal dan ayat 3.

Perbedaan pentingnya:

• Tidak ada batas waktu, kecuali bila Anda menerima perintah untuk mengajukan penggantian — dalam hal itu batasnya 14 hari sejak perintah diterima.
• Gratis.
• Anda wajib menunjukkan kartu lama yang rusak tersebut.

Q10. Saya ingin ganti kartu meski tidak rusak dan tidak hilang. Bisa?

Bisa, namanya penggantian atas permintaan sendiri (交換希望), dasar hukumnya Pasal 19-13 ayat 1 bagian akhir.

• Tidak ada batas waktu.
• Biaya 1.900 yen dengan meterai pendapatan.
• Kartu lama harus ditunjukkan.

Jalur ini juga yang dipakai bila Anda ingin menukar kartu biasa menjadi Kartu Tokutei Zairyu yang menyatu dengan My Number.

Q11. Saya pegang Kartu Tokutei Zairyu (gabungan My Number). Bagaimana kalau hilang?

Ini kasus khusus, dan jawabannya ada langsung di Q&A resmi Imigrasi: karena kartu itu punya dua sifat sekaligus, Anda harus menjalankan dua prosedur.

1. Fungsi My Number: segera lakukan penghentian sementara penggunaan (一時利用停止). Nomor layanan My Number: 0120-95-0178.
2. Fungsi kartu izin tinggal: lapor ke polisi terdekat lebih dulu, lalu segera ajukan penggantian karena hilang di kantor imigrasi wilayah tempat tinggal.

Yang sering tidak diketahui: dalam kasus ini yang diterbitkan pertama adalah kartu izin tinggal biasa, bukan Kartu Tokutei Zairyu. Bila Anda ingin kembali memegang Kartu Tokutei Zairyu, ajukan penggantian jalur 交換希望 sekaligus permohonan Kartu Tokutei Zairyu.

Perlu diingat juga, Kartu Tokutei Zairyu tidak bisa selesai di hari yang sama — penerbitannya butuh sekitar 2 minggu, kira-kira 10 hari lebih lama daripada kartu izin tinggal biasa. Selengkapnya tentang kartu ini ada di artikel My Number Card untuk WNA.

Q12. Anak saya juga harus menyerahkan pas foto?

Aturannya berubah pada 2026. Untuk kartu yang diterbitkan mulai 14 Juni 2026, pas foto wajib untuk pemohon berusia 1 tahun ke atas. Sebelumnya, yaitu untuk kartu yang diterbitkan sampai 13 Juni 2026, foto tidak diperlukan bagi yang berusia di bawah 16 tahun.

Jadi bila Anda mengurus penggantian kartu anak sekarang, siapkan pas fotonya kecuali anak Anda berusia di bawah 1 tahun pada hari kartu diterbitkan. Perubahan format kartu lainnya dibahas di artikel kami tentang kartu izin tinggal format baru.

Q13. Kartu hilang karena kebakaran atau bencana alam. Sama saja?

Prosedurnya sama, tetapi dokumen buktinya berbeda: alih-alih surat pernyataan kehilangan, Anda menyerahkan surat keterangan bencana (り災証明書) yang dikeluarkan pemerintah daerah. Bila surat itu tidak bisa diperoleh, Imigrasi dapat meminta surat penjelasan alasan.

Ringkasan langkah cepat

1. Lapor ke polisi, simpan nomor penerimaan laporan (届出受理番号).
2. Siapkan formulir, pas foto, surat pernyataan, dan paspor.
3. Datang ke kantor imigrasi wilayah tempat tinggal dalam 14 hari, hari kerja 09.00–12.00 atau 13.00–16.00.
4. Biaya 0 yen; kartu pada prinsipnya selesai hari itu juga.
5. Pemegang Kartu Tokutei Zairyu: hentikan dulu fungsi My Number di 0120-95-0178.

Bagi yang baru tiba di Jepang, daftar prosedur wajib lainnya kami rangkum di checklist setelah tiba di Jepang. Untuk prosedur imigrasi yang bisa diurus tanpa datang ke loket, lihat sistem online imigrasi Jepang.

Sumber dan Informasi Resmi

• 出入国在留管理庁「紛失等による在留カードの再交付申請」 https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00010.html
• 出入国在留管理庁「汚損等による在留カードの再交付申請」 https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00012.html
• 出入国在留管理庁「交換希望による在留カードの再交付申請」 https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00013.html
• 出入国在留管理庁「特定在留カード交付申請について」 https://www.moj.go.jp/isa/tokutei.html

Tanggal konfirmasi terakhir: 15 Agustus 2026.

Catatan: Artikel ini disusun untuk keperluan informasi umum dan bukan merupakan nasihat hukum. Ketentuan, biaya, dan dokumen dapat berubah sewaktu-waktu, dan keputusan akhir ada pada kantor imigrasi yang menangani permohonan Anda. Selalu konfirmasikan ke kantor imigrasi wilayah tempat tinggal Anda atau ke pusat informasi 0570-013904 sebelum mengurus.