Sistem Online Imigrasi Jepang Versi Baru (Berlaku 5 Januari 2026): Siapa yang Bisa Pakai & Apa yang Berubah

Sistem online imigrasi Jepang sudah berganti versi

Imigrasi Jepang (出入国在留管理庁 / Nyukan) mengganti sistem permohonan izin tinggal online (在留申請オンラインシステム) dengan versi baru. Sistem baru ini bisa dipakai mulai Senin, 5 Januari 2026 pukul 09.00.

Alamat sistemnya: https://www.rasens-immi.moj.go.jp/rasens-u/

Pergantian ini dilakukan karena banyaknya masukan dari survei pengguna. Artikel ini merangkum apa yang berubah, siapa yang boleh memakai, dan hal-hal yang paling sering bikin orang salah langkah. Semua poin di bawah diverifikasi langsung dari situs resmi Nyukan pada 2 Agustus 2026.

Apa saja yang berubah?

Menurut pengumuman resmi Nyukan, poin perbaikan utamanya adalah:

• Kapasitas data lampiran diperbesar.
• Bisa melampirkan beberapa file sekaligus untuk satu dokumen pendukung.
• Ada fitur simpan sementara (一時保存) saat mengisi formulir, jadi isian tidak hilang kalau harus berhenti di tengah jalan.
• Masa berlaku user ID untuk staf instansi (所属機関等) diperpanjang dari 1 tahun menjadi 3 tahun.

Catatan penting soal data lama

Permohonan yang diajukan sebelum Desember 2025 (令和7年12月以前) tidak lagi muncul di layar daftar informasi permohonan — kecuali permohonan yang masih dalam proses saat sistem diperbarui.

Kalau kamu masih butuh riwayat permohonan lama, Nyukan menyarankan untuk mencetak atau menyimpan layar daftar permohonan tersebut.

Siapa yang boleh memakai sistem online?

Ada 7 kategori pengguna:

1. Staf instansi penerima (所属機関) — untuk magang teknis tipe pengawasan, yang bisa memakai adalah staf organisasi pengawas (監理団体), bukan staf perusahaan pelaksana
2. Pengacara (弁護士) atau gyoseishoshi (行政書士)
3. Staf badan hukum kepentingan publik (公益法人) yang bertujuan memperlancar penerimaan orang asing
4. Staf lembaga pendukung terdaftar (登録支援機関)
5. Orang asing yang bersangkutan sendiri
6. Wali hukum (法定代理人)
7. Keluarga (pasangan, anak, ayah atau ibu)

Kategori 1–4 harus sudah disetujui atau terdaftar sebagai 申請等取次者 (petugas perantara permohonan) di kantor imigrasi wilayah.

Kalau kamu mau mengajukan sendiri, perhatikan batasan ini

Poin nomor 5 (orang asing sendiri) tidak berlaku untuk:

• Orang yang bukan penduduk jangka menengah-panjang (中長期在留者), misalnya pemegang status "Diplomat", "Dinas Resmi", "Kunjungan Sementara" (短期滞在), atau yang masa tinggalnya 3 bulan atau kurang
• Orang berusia di bawah 15 tahun

Untuk kategori 7 (keluarga), pada dasarnya hanya bisa dipakai bila pemohon berusia di bawah 16 tahun, atau tidak dapat mengajukan sendiri karena sakit atau alasan lain.

Hal paling penting: kartu zairyu tidak dicap "申請中"

Ini bagian yang paling sering menimbulkan masalah di lapangan.

Kalau kamu mengajukan lewat loket kantor imigrasi, bagian belakang kartu zairyu akan dicap "申請中" (sedang dalam proses). Kalau mengajukan online, cap itu tidak ada.

Karena itu, Nyukan mewajibkan kamu untuk selalu membawa dua hal:

1. Kartu izin tinggal (zairyu card)
2. Email konfirmasi penerimaan (受付完了メール) yang mencantumkan nomor penerimaan permohonan

Email tersebut berfungsi sebagai bukti bahwa permohonanmu sedang diproses, termasuk selama masa perpanjangan khusus (特例期間).

Kapan email itu dikirim? Email dikirim pada hari berikutnya setelah permohonan diterima, kepada orang asing yang bersangkutan dan kepada pengguna sistem.

Perhatikan baik-baik: kalau kamu tidak punya alamat email sendiri dan saat mengajukan mengisi kolom "alamat email untuk notifikasi pemohon" dengan email orang lain, email penting ini tidak akan sampai ke tanganmu. Pastikan kamu tetap menerima salinannya.

Kapan tetap harus datang ke kantor imigrasi?

Ada beberapa situasi di mana sistem online tidak bisa dipakai.

1. Pada hari terakhir masa izin tinggal

Permohonan online tidak bisa dilakukan pada hari terakhir masa izin tinggal (tanggal berakhirnya masa tinggal). Kalau sudah mepet sampai hari-H, kamu harus datang langsung ke kantor imigrasi wilayah yang berwenang.

Ini alasan kuat untuk tidak menunda permohonan perpanjangan sampai menit terakhir.

2. Kalau kamu ingin Tokutei Zairyu Card

Kartu izin tinggal khusus (特定在留カード) yang digabung dengan My Number mulai berlaku 14 Juni 2026. Namun, per Juni 2026, permohonan penerbitan Tokutei Zairyu Card belum didukung sistem online.

Artinya: kalau kamu menginginkan Tokutei Zairyu Card, permohonan izin tinggalnya pun harus dilakukan datang langsung ke loket, dan kartunya diterima di loket juga.

Penjelasan lengkap soal kartu ini bisa dibaca di artikel kami: Panduan Tokutei Zairyu Card (Kartu Izin Tinggal + My Number)

Pengumuman resmi lain yang perlu kamu cek sendiri

Selain hal di atas, Nyukan juga menerbitkan beberapa pengumuman yang statusnya bisa berubah. Kami mencantumkan tautannya agar kamu bisa memeriksa versi terbarunya langsung:

• Penyerahan pas foto untuk pemohon berusia 1 tahun ke atas dan di bawah 16 tahun pada permohonan online (informasi per 19 Mei 2026)
• Pengiriman kartu izin tinggal melalui pos (informasi per 18 Mei 2026)
• Permohonan online untuk status Tokutei Gino setelah 1 April 2026
• Fungsi sistem yang bisa dipakai tergantung status pengurusan My Number Card (untuk periode setelah Januari 2026)

Isi rinci keempat pengumuman ini tidak kami ringkas di sini karena berpotensi berubah; silakan buka tautan resminya di bagian "Referensi & Informasi Resmi".

Kalau ada masalah teknis

Untuk pertanyaan tentang cara mengoperasikan sistem, hubungi help desk:

• Help Desk Sistem Permohonan Izin Tinggal Online
• Telepon: 050-3786-3053
• Email: mjf.support.cw@hitachi-systems.com
• Jam telepon: Senin–Jumat, 09.00–17.00 (kecuali hari libur dan 29 Desember–3 Januari)
• Email: diterima 24 jam, 365 hari

Untuk pertanyaan tentang isi permohonan (bukan cara pakai sistem), hubungi kantor imigrasi wilayah terdekat.

Ringkasan

• Sistem online versi baru berjalan sejak 5 Januari 2026 pukul 09.00
• Fitur baru: lampiran lebih besar, banyak file sekaligus, simpan sementara, ID staf instansi berlaku 3 tahun
• Permohonan sebelum Desember 2025 tidak tampil lagi di daftar
• Orang asing bisa mengajukan sendiri, kecuali bukan penduduk jangka menengah-panjang atau berusia di bawah 15 tahun
• Wajib membawa email bukti penerimaan karena kartu zairyu tidak dicap "申請中"
• Tidak bisa mengajukan online pada hari terakhir masa izin tinggal
• Tidak bisa mengajukan online kalau ingin Tokutei Zairyu Card (per Juni 2026)

Baca juga

• Cara Buat Kartu Zairyu dan Perpanjangannya untuk WNI di Jepang
• Biaya Perpanjangan & Perubahan Izin Tinggal Naik Mulai Oktober 2026
• 10 Pertanyaan Paling Sering tentang Visa Kazoku Taizai
• Izin Tinggal Permanen Jepang (Eijuu): Syarat & Prosedur Lengkap

Referensi & Informasi Resmi

• Imigrasi Jepang — Pemberitahuan sistem permohonan izin tinggal online baru (5 Januari 2026): https://www.moj.go.jp/isa/11_00064.html
• Imigrasi Jepang — Permohonan izin tinggal secara online: https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/onlineshinsei.html
• Imigrasi Jepang — Cara membuktikan permohonan sedang diproses (termasuk masa khusus): https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/11_00035.html
• Imigrasi Jepang — Permohonan Tokutei Zairyu Card belum didukung online (per Juni 2026): https://www.moj.go.jp/isa/11_00101.html
• Imigrasi Jepang — Pas foto pemohon usia 1–15 tahun pada permohonan online: https://www.moj.go.jp/isa/11_00094.html
• Imigrasi Jepang — Pengiriman kartu izin tinggal melalui pos: https://www.moj.go.jp/isa/11_00090.html
• Imigrasi Jepang — Permohonan online status Tokutei Gino setelah 1 April 2026: https://www.moj.go.jp/isa/11_00089.html
• Imigrasi Jepang — Fungsi sistem berdasarkan status pengurusan My Number Card: https://www.moj.go.jp/isa/11_00068.html
• Sistem Permohonan Izin Tinggal Online: https://www.rasens-immi.moj.go.jp/rasens-u/

Terakhir diperiksa: 2 Agustus 2026. Isi pengumuman resmi dapat berubah sewaktu-waktu. Untuk keputusan penting, selalu periksa kembali halaman resmi Nyukan atau tanyakan ke kantor imigrasi wilayahmu.