Cara Baca Kontrak Kerja di Jepang (Roudou Jouken Tsuuchisho): 6 Hal Wajib Tertulis dan 4 Tambahan Baru Sejak April 2024

Sebelum Anda mulai bekerja di Jepang, perusahaan wajib menyerahkan dokumen yang berisi syarat kerja Anda. Nama dokumennya 労働条件通知書 (roudou jouken tsuuchisho). Banyak pekerja Indonesia menerimanya, menandatangani, lalu menyimpannya tanpa pernah membaca isinya. Padahal kalau nanti muncul masalah soal gaji, jam kerja, atau pemindahan tempat kerja, dokumen inilah bukti pertama Anda.

Sejak 1 April 2024, daftar hal yang wajib ditulis di dokumen ini bertambah empat butir. Artikel ini menjelaskan apa yang wajib ada, apa yang baru, dan apa yang perlu Anda periksa sebelum tanda tangan.

Informasi di artikel ini dikonfirmasi dari situs resmi Kementerian Kesehatan, Perburuhan dan Kesejahteraan Jepang (厚生労働省) pada 7 Oktober 2026.

1. Dua dokumen yang sering tertukar

• 労働条件通知書 (roudou jouken tsuuchisho) — "surat pemberitahuan syarat kerja". Ini kewajiban perusahaan menurut Pasal 15 Undang-Undang Standar Perburuhan (労働基準法第15条). Perusahaan harus menyerahkannya kepada Anda, dan isi minimalnya ditentukan oleh peraturan pelaksana.
• 雇用契約書 (koyou keiyakusho) — "surat perjanjian kerja". Ini perjanjian dua pihak yang ditandatangani Anda dan perusahaan. Undang-undang tidak mewajibkan bentuk ini, tetapi banyak perusahaan memakainya.

Banyak perusahaan menggabungkan keduanya menjadi satu lembar (judulnya sering memakai kata 兼 / ken, artinya "sekaligus"). Yang menentukan bukan nama dokumennya, tetapi apakah butir-butir wajibnya benar-benar tertulis.

Cara penyampaian yang menjadi patokan adalah penyerahan dokumen tertulis (書面). Kalau Anda hanya diberi penjelasan lisan, atau hanya diperlihatkan sebentar lalu dokumennya ditahan perusahaan, mintalah satu salinan untuk Anda simpan sendiri.

2. Enam butir yang wajib tertulis

Menurut Pasal 15 Undang-Undang Standar Perburuhan dan peraturan pelaksananya, hal-hal berikut harus dinyatakan dalam dokumen tertulis saat kontrak dibuat.

1. Jangka waktu kontrak (労働契約の期間) — apakah kontrak Anda tanpa batas waktu (無期) atau ada batas waktunya (有期). Kalau ada batas, tanggal mulai dan tanggal berakhirnya harus jelas.
2. Kriteria perpanjangan kontrak (更新する場合の基準) — hanya untuk kontrak berjangka. Isinya: atas dasar apa kontrak Anda diperpanjang atau tidak diperpanjang.
3. Tempat kerja dan jenis pekerjaan (就業の場所・従事すべき業務) — pabrik, cabang, atau lokasi mana, dan pekerjaan apa.
4. Jam kerja dan hari libur — jam mulai dan jam selesai, ada atau tidaknya kerja di luar jam kerja yang ditetapkan, waktu istirahat, hari libur, cuti, dan sistem shift kalau ada.
5. Gaji — cara penentuan, cara perhitungan, cara pembayaran, tanggal tutup perhitungan (締切り), dan tanggal pembayaran.
6. Hal-hal tentang berakhirnya hubungan kerja (退職に関する事項) — termasuk alasan-alasan yang bisa dipakai untuk pemutusan hubungan kerja (解雇の事由).

Soal kenaikan gaji (昇給) juga wajib diberitahukan, tetapi untuk butir ini penjelasan lisan masih diperbolehkan. Jadi jangan heran kalau butir ini tidak tertulis — tanyakan saja langsung.

3. Empat tambahan baru sejak 1 April 2024

Mulai 1 April 2024, peraturan pelaksana Undang-Undang Standar Perburuhan diubah dan empat butir berikut ikut wajib dinyatakan.

a. Batas kemungkinan perubahan tempat kerja dan pekerjaan (就業場所・業務の変更の範囲)

Berlaku untuk semua pekerja, bukan hanya pekerja kontrak. Yang wajib ditulis bukan sekadar tempat kerja Anda hari ini, tetapi sampai sejauh mana perusahaan bisa memindahkan Anda di kemudian hari — misalnya hanya di dalam pabrik yang sama, atau bisa ke seluruh cabang di Jepang.

Butir ini harus dinyatakan saat kontrak baru dibuat dan setiap kali kontrak diperpanjang. Bagi pekerja Indonesia ini butir yang paling sering jadi masalah: pindah lokasi kerja bisa berarti pindah kota, pindah tempat tinggal, dan berubahnya biaya transportasi.

b. Batas atas perpanjangan kontrak (更新上限)

Hanya untuk pekerja kontrak berjangka. Perusahaan wajib menyatakan ada atau tidaknya batas atas — baik berupa total masa kontrak (misalnya "maksimal 5 tahun secara akumulatif") maupun berupa jumlah perpanjangan (misalnya "maksimal 3 kali perpanjangan") — dan kalau ada, isinya apa.

Kalau perusahaan ingin membuat batas baru atau memperpendek batas yang sudah ada di tengah jalan, mereka harus menjelaskan alasannya kepada Anda sebelum perubahan itu berlaku.

c. Kesempatan mengajukan konversi ke kontrak tanpa batas waktu (無期転換申込機会)

Begitu Anda memenuhi syarat konversi (lihat bagian 4), perusahaan wajib memberitahu bahwa Anda berhak mengajukannya. Pemberitahuan ini wajib diberikan setiap kali kontrak diperpanjang selama hak itu ada, bukan sekali saja.

d. Syarat kerja setelah konversi (無期転換後の労働条件)

Bersamaan dengan butir (c), perusahaan wajib memberitahu akan seperti apa syarat kerja Anda setelah menjadi kontrak tanpa batas waktu: gaji, jam kerja, tempat kerja, dan seterusnya. Tujuannya supaya Anda bisa menimbang sebelum memutuskan.

4. Aturan konversi ke kontrak tanpa batas waktu (無期転換ルール)

Ini aturan dari Pasal 18 Undang-Undang Kontrak Kerja (労働契約法第18条).

• Kalau kontrak berjangka Anda dengan perusahaan yang sama diperbarui terus sampai masa kerja akumulatif melebihi 5 tahun, Anda boleh mengajukan permohonan untuk diubah menjadi kontrak tanpa batas waktu.
• Yang mengajukan adalah Anda, bukan perusahaan. Aturannya tidak berjalan otomatis.
• Kalau Anda sudah mengajukan dan syaratnya terpenuhi, perusahaan tidak bisa menolak.

Contoh waktunya:

• Kontrak 1 tahun yang diperpanjang terus → hak muncul pada perpanjangan yang membawa Anda melewati 5 tahun, yaitu kontrak tahun ke-6.
• Kontrak 3 tahun → setelah satu kali perpanjangan, masa akumulatif menjadi 6 tahun, sehingga hak sudah muncul di dalam periode kontrak kedua itu.

Satu hal yang perlu dipahami dengan jelas: konversi ini mengubah kontrak kerja Anda, bukan izin tinggal Anda. Masa berlaku izin tinggal tetap ditentukan oleh Imigrasi sesuai jenis izin yang Anda pegang. Jadi kontrak tanpa batas waktu tidak dengan sendirinya memperpanjang izin tinggal Anda. Kalau status Anda adalah Ginou Jisshuu, Tokutei Ginou, atau Ikusei Shuro, jenis izin itu punya aturan masa tinggalnya sendiri — tanyakan ke perusahaan penerima dan organisasi pendukung Anda bagaimana keduanya berhubungan dalam kasus Anda.

5. Daftar periksa sebelum tanda tangan

Baca butir-butir ini satu per satu di dokumen Anda. Kalau ada yang kosong atau tidak Anda mengerti, tanyakan dulu — jangan tanda tangan karena malu bertanya.

1. Tanggal mulai dan tanggal berakhir kontrak sudah tertulis.
2. Kalau kontrak berjangka: kriteria perpanjangan tertulis, dan ada/tidaknya batas atas perpanjangan tertulis.
3. Tempat kerja sekarang tertulis, dan batas kemungkinan pemindahan tertulis.
4. Jenis pekerjaan tertulis, dan batas kemungkinan perubahan pekerjaan tertulis.
5. Jam mulai, jam selesai, waktu istirahat, dan hari libur tertulis dengan angka.
6. Jumlah gaji pokok tertulis dengan angka, bukan hanya "sesuai aturan perusahaan".
7. Tanggal tutup perhitungan dan tanggal pembayaran gaji tertulis.
8. Tarif tambahan untuk kerja lembur, kerja malam, dan kerja di hari libur tertulis.
9. Potongan apa saja yang akan diambil dari gaji tertulis — termasuk biaya asrama, listrik, dan makanan kalau ada.
10. Alasan-alasan pemutusan hubungan kerja tertulis.
11. Anda memegang satu salinan dokumen, dalam bahasa yang Anda pahami kalau perusahaan menyediakannya.

Kalau nanti Anda sudah mulai bekerja, cocokkan isi dokumen ini dengan slip gaji bulanan Anda. Cara membacanya ada di panduan membaca slip gaji dan potongannya, dan perhitungan uang lembur ada di cara menghitung uang lembur.

6. Kalau isi kontrak berbeda dengan kenyataan

Kalau jam kerja, gaji, tempat kerja, atau pekerjaan Anda nyatanya berbeda dari yang tertulis, langkahnya:

1. Simpan dokumennya. Foto atau pindai 労働条件通知書 Anda dan simpan di tempat yang tidak bisa diambil orang lain. Simpan juga slip gaji dan catatan jam kerja Anda.
2. Catat selisihnya. Tanggal, apa yang tertulis, dan apa yang terjadi. Catatan sederhana di buku atau ponsel sudah berguna.
3. Bicara dulu secara internal kalau situasinya memungkinkan — ke atasan, bagian personalia, atau organisasi pendukung Anda.
4. Kalau tidak selesai, bawa ke luar. Kantor Pengawas Standar Perburuhan (労働基準監督署) di wilayah tempat kerja Anda menangani pelanggaran Undang-Undang Standar Perburuhan. Kementerian Kesehatan, Perburuhan dan Kesejahteraan juga menyediakan layanan konsultasi khusus untuk pekerja asing dengan dukungan bahasa asing.

Soal gaji atau lembur yang tidak dibayar, bukti yang perlu dikumpulkan dan alur pelaporannya dibahas lebih rinci di panduan gaji dan lembur yang tidak dibayar.

7. Hal lain yang terkait

• Hak cuti berbayar Anda tidak ditentukan oleh kontrak saja — ada batas minimum menurut undang-undang. Lihat panduan cuti berbayar (yuukyuu).
• Perbedaan posisi antara pekerja kontrak dan pekerja tetap dibahas di karyawan kontrak vs karyawan tetap.

Penutup

Dokumen 労働条件通知書 bukan formalitas. Isinya adalah batas-batas yang bisa Anda tunjuk kalau nanti terjadi sesuatu. Membacanya sekali dengan teliti di awal jauh lebih mudah daripada memperbaiki keadaan setelah setahun berjalan.

Catatan: Artikel ini disusun untuk memberi gambaran umum, bukan nasihat hukum untuk kasus tertentu. Penerapan aturan bisa berbeda tergantung jenis izin tinggal, isi kontrak, dan kebijakan perusahaan. Untuk keputusan yang menyangkut kasus Anda sendiri, konsultasikan ke Kantor Pengawas Standar Perburuhan, layanan konsultasi pekerja asing, atau tenaga profesional. Isi aturan dapat berubah; tanggal konfirmasi sumber yang dipakai artikel ini adalah 7 Oktober 2026.