Revisi Pedoman Pengelolaan Tenaga Kerja Asing 2026: Checklist Kewajiban Baru Perusahaan Jepang (14 Juni 2026 – 1 April 2027)

Ringkasan untuk perusahaan:

• Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan (厚生労働省) merevisi 外国人雇用管理指針 (gaikokujin koyou kanri shishin) = pedoman pengelolaan tenaga kerja asing, melalui 告示第227号 (kokuji dai 227-gou) = pengumuman resmi No. 227
• Pemberlakuannya bertahap: 14 Juni 2026, 1 Oktober 2026, dan 1 April 2027
• Latar belakangnya adalah dimulainya sistem 育成就労 (ikusei shuurou) = kerja pengembangan keterampilan pada 1 April 2027

Kenapa Revisi Ini Penting untuk Perusahaan Anda

Pedoman ini bukan sekadar imbauan. Isinya menjadi acuan Hello Work (ハローワーク) dan Biro Tenaga Kerja Prefektur (労働局) saat memberikan bimbingan dan pemeriksaan kepada perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing.

Revisi kali ini menambahkan tiga hal besar: kewajiban penjelasan tentang perlakuan kerja, dukungan pembelajaran bahasa Jepang, dan penegasan sanksi jika laporan ketenagakerjaan asing dipalsukan.

Jika perusahaan Anda mempekerjakan orang Indonesia lewat 技能実習 (ginou jisshuu), 特定技能 (tokutei ginou), atau visa kerja biasa, seluruh isi pedoman ini berlaku untuk Anda.

Bagian 1: Yang Berlaku Sejak 14 Juni 2026

Tanggung jawab dasar pemberi kerja dipertegas

Pedoman baru menuliskan secara eksplisit bahwa pemberi kerja memiliki 雇用管理の改善に努める責務 = tanggung jawab berupaya memperbaiki pengelolaan ketenagakerjaan, dan 再就職援助に関する責務 = tanggung jawab membantu pekerja asing mencari kerja kembali bila terjadi pemutusan hubungan kerja.

Ditambahkan pula pentingnya membangun masyarakat hidup berdampingan (共生社会, kyousei shakai): pekerja Jepang diharapkan memahami dan bekerja sama, dan pekerja asing memahami budaya serta prinsip hidup berdampingan di Jepang.

Penegasan larangan kerja ilegal

Pedoman menyatakan bahwa kerja ilegal 決してあってはならない = sama sekali tidak boleh terjadi, dan bila terjadi pelanggaran, sanksi berdasarkan Undang-Undang Imigrasi (出入国管理及び難民認定法) dapat diterapkan.

Untuk mencegahnya, pedoman menekankan pentingnya memverifikasi kartu izin tinggal menggunakan 在留カード等読取アプリケーション = aplikasi pembaca kartu izin tinggal yang disediakan gratis oleh Badan Imigrasi (出入国在留管理庁). Aplikasi ini membaca chip IC pada kartu dan memastikan datanya tidak dipalsukan.

Laporan status ketenagakerjaan asing: sanksi laporan palsu ditegaskan

Pedoman baru menegaskan bahwa laporan palsu pada 外国人雇用状況の届出 dapat dikenai sanksi berdasarkan 労働施策総合推進法 = Undang-Undang Promosi Kebijakan Ketenagakerjaan Komprehensif.

Selain itu, persyaratan pencantuman 特定産業分野 = bidang industri tertentu pada formulir dihapus.

Bagian 2: Yang Berlaku Sejak 1 Oktober 2026

Kewajiban menjelaskan isi dan alasan perlakuan kerja

Ini poin yang paling sering terlewat oleh perusahaan.

Pedoman baru menegaskan bahwa larangan perlakuan yang tidak wajar (不合理な待遇の禁止) juga berlaku untuk pekerja asing berstatus 短時間・有期雇用 = paruh waktu dan kontrak berjangka, serta 派遣労働者 = pekerja alih daya.

Lebih jauh, ditambahkan ketentuan bahwa pekerja asing dapat meminta penjelasan mengenai isi perlakuan kerja dan alasannya. Artinya, jika seorang pekerja Indonesia bertanya kenapa tunjangannya berbeda dengan karyawan tetap, perusahaan harus bisa menjelaskannya secara wajar.

Yang perlu disiapkan perusahaan sebelum 1 Oktober 2026:

• Menyusun penjelasan tertulis mengenai perbedaan tunjangan, bonus, dan fasilitas antara karyawan tetap dan pekerja kontrak atau paruh waktu
• Memastikan penjelasan tersebut dapat disampaikan dalam bahasa yang dipahami pekerja
• Menunjuk penanggung jawab yang menangani permintaan penjelasan

Bagian 3: Yang Berlaku Sejak 1 April 2027 (Bersamaan dengan 育成就労)

Kepatuhan terhadap undang-undang 育成就労

Pedoman menambahkan ketentuan mengenai kepatuhan terhadap 育成就労の適正な実施及び育成就労外国人の保護に関する法律 = undang-undang tentang pelaksanaan yang tepat dari sistem ikusei shuurou dan perlindungan pekerjanya.

Biaya kepulangan pekerja 育成就労

Ditambahkan ketentuan baru mengenai 帰国旅費 = biaya perjalanan pulang untuk pekerja ikusei shuurou. Perusahaan perlu memasukkan pos ini dalam perencanaan biaya penerimaan tenaga kerja.

Dukungan pembelajaran bahasa Jepang menjadi tanggung jawab pemberi kerja

Pedoman menetapkan bahwa memberikan 日本語学習の機会の提供等の支援に努める = upaya menyediakan kesempatan belajar bahasa Jepang merupakan tanggung jawab pemberi kerja.

Ditambahkan pula kewajiban upaya (努力義務) untuk melaksanakan 日本語能力に配慮した教育訓練 = pelatihan kerja yang mempertimbangkan kemampuan bahasa Jepang pekerja.

Bagi perusahaan yang mempekerjakan orang Indonesia, ini berarti manual kerja, pelatihan keselamatan, dan instruksi harian sebaiknya disiapkan dalam bahasa Jepang sederhana (やさしい日本語) atau disertai terjemahan.

Pengingat: Aturan Dasar Laporan 外国人雇用状況の届出

Kewajiban ini sudah berlaku sejak lama, tetapi masih sering menjadi temuan saat pemeriksaan.

• Siapa yang wajib melapor: seluruh pemberi kerja, saat menerima maupun saat melepas pekerja asing. Dikecualikan: pemegang status 外交 (gaikou) dan 公用 (kouyou), serta 特別永住者 (tokubetsu eijuusha)
• Batas waktu bagi pekerja peserta asuransi ketenagakerjaan (雇用保険被保険者): penerimaan kerja paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya; pengunduran diri dalam 10 hari terhitung sejak hari berikutnya
• Batas waktu bagi yang bukan peserta asuransi ketenagakerjaan: penerimaan maupun pengunduran diri paling lambat akhir bulan berikutnya
• Formulir: 様式第2号 dan 様式第4号 untuk peserta asuransi, 様式第3号 untuk bukan peserta
• Cara melapor: e-Gov atau 外国人雇用状況届出システム
• Sanksi bila tidak melapor: denda paling banyak 300.000 yen
• Perubahan formulir: 様式第3号 versi baru mulai digunakan pada 1 April 2027

Checklist Persiapan Perusahaan

1. Unduh dan baca teks pedoman versi 14 Juni 2026 dari situs 厚生労働省
2. Pastikan seluruh staf HRD memasang 在留カード等読取アプリケーション dan menggunakannya setiap kali menerima karyawan asing baru
3. Periksa kembali riwayat 外国人雇用状況の届出 dua tahun terakhir, terutama untuk pekerja paruh waktu yang bukan peserta asuransi ketenagakerjaan
4. Sebelum 1 Oktober 2026: siapkan dokumen penjelasan perbedaan perlakuan kerja antara karyawan tetap dan pekerja kontrak, paruh waktu, atau alih daya
5. Sebelum 1 April 2027: masukkan biaya 帰国旅費 dan biaya program belajar bahasa Jepang ke dalam anggaran penerimaan tenaga kerja
6. Siapkan manual kerja dan materi pelatihan keselamatan dalam やさしい日本語 atau dengan terjemahan bahasa Indonesia

Ringkasan

• Pedoman pengelolaan tenaga kerja asing direvisi lewat 告示第227号 dan berlaku bertahap: 14 Juni 2026, 1 Oktober 2026, 1 April 2027
• Sejak 14 Juni 2026: tanggung jawab dasar pemberi kerja dipertegas, verifikasi kartu izin tinggal lewat aplikasi resmi ditekankan, dan laporan palsu dapat dikenai sanksi
• Sejak 1 Oktober 2026: perusahaan wajib bisa menjelaskan isi dan alasan perbedaan perlakuan kerja
• Sejak 1 April 2027: kepatuhan pada undang-undang 育成就労, biaya kepulangan, dan dukungan belajar bahasa Jepang menjadi bagian dari tanggung jawab pemberi kerja
• Laporan 外国人雇用状況の届出 yang terlewat dapat dikenai denda hingga 300.000 yen