Cara Daftarkan Karyawan WNA ke Asuransi Sosial Jepang: Langkah Demi Langkah

TL;DR:

1. Ada 4 asuransi sosial wajib: 健康保険, 厚生年金保険, 雇用保険, 労災保険.
2. 労災保険 100% ditanggung perusahaan; 健康保険 & 厚生年金 dibagi 50:50.
3. Daftar ke ハローワーク (Hello Work) untuk 雇用保険 dan ke 日本年金機構 untuk 厚生年金.

📌 Artikel ini ditujukan untuk: HRD dan staf administrasi perusahaan yang mempekerjakan karyawan WNA Indonesia.

Mengapa mendaftarkan karyawan WNA itu wajib?

Karena ini kewajiban hukum, bukan pilihan. Semua karyawan di Jepang, termasuk WNA, wajib didaftarkan ke sistem 社会保険 (shakai hoken / asuransi sosial) bila memenuhi syarat jam kerja. Perusahaan yang lalai bisa kena denda dan sanksi administratif.

Apa saja 4 jenis asuransinya?

• 健康保険 (kenkō hoken / asuransi kesehatan): menanggung 70–90% biaya pengobatan. Iuran ~10% gaji, dibagi 50:50.
• 厚生年金保険 (kōsei nenkin / pensiun pekerja): iuran 18,3% gaji, dibagi 50:50 (masing-masing 9,15%).
• 雇用保険 (koyō hoken / asuransi ketenagakerjaan): mencakup tunjangan pengangguran. Iuran karyawan ~0,6%, perusahaan ~0,95%.
• 労災保険 (rōsai hoken / asuransi kecelakaan kerja): 100% ditanggung perusahaan, untuk semua karyawan.

Siapa yang wajib didaftarkan?

Wajib masuk 健康保険 + 厚生年金 + 雇用保険 bila bekerja lebih dari 3/4 jam kerja normal (umumnya >30 jam/minggu), atau memenuhi syarat khusus (≥20 jam/minggu, gaji ≥88.000 yen/bulan, di perusahaan berskala tertentu). 労災保険 berlaku untuk semua karyawan tanpa kecuali.

Bagaimana prosedur pendaftarannya?

1. 労災 & 雇用保険: bawa dokumen perusahaan ke ハローワーク terdekat dan isi formulir karyawan baru.
2. 健康保険 & 厚生年金: siapkan data karyawan (nama, tanggal lahir, マイナンバー, 年金手帳 / nenkin techō), lalu ajukan 被保険者資格取得届 (formulir pendaftaran peserta) ke 日本年金機構. Kartu asuransi dikirim ke rumah karyawan (~1–2 minggu).

Apa konsekuensi jika tidak mendaftarkan?

• Denda administratif.
• Tagihan iuran tertunggak hingga 2 tahun ke belakang.
• Karyawan bisa mengadu ke Japan Pension Service atau Hello Work.
• Reputasi perusahaan sebagai penerima tenaga asing bisa terganggu.

FAQ

Asuransi mana yang sepenuhnya ditanggung perusahaan? 労災保険 — 100% perusahaan, untuk semua karyawan.

Apakah WNA yang sedang perpanjang visa tetap didaftarkan? Ya, selama masih bekerja dan memenuhi syarat jam kerja.

Berapa lama iuran tertunggak bisa ditagih? Hingga 2 tahun ke belakang, plus denda.

Sumber

• 日本年金機構 (Japan Pension Service): https://www.nenkin.go.jp/
• 厚生労働省 (MHLW): https://www.mhlw.go.jp/

Disclaimer: Informasi ini bersifat umum dan bukan nasihat hukum, pajak, atau medis resmi. Selalu rujuk instansi terkait atau profesional untuk keputusan penting.