Perusahaan Wajib Tahu: 4 Perubahan Aturan Tenaga Kerja Asing di Jepang (Juni 2026)

Mengapa Perusahaan Perlu Waspada Sekarang?

Tahun 2026 menjadi tahun yang penuh perubahan regulasi bagi perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing di Jepang. Mulai dari penyederhanaan kewajiban pelaporan, penghentian penerimaan di sektor tertentu, perubahan hukum soal dokumen visa, hingga persiapan sistem baru 育成就労 (ikusei shuro) = program pengembangan kerja yang akan menggantikan 技能実習 (gino jisshu) = magang teknis pada April 2027.

Ketidaktahuan soal perubahan ini bisa berujung pada pelanggaran administrasi atau bahkan sanksi hukum. Artikel ini merangkum 4 poin paling kritis yang wajib dipahami HRD dan manajemen perusahaan.

Perubahan 1: Laporan Berkala Tokutei Gino Kini Cukup 1 Kali Setahun

Sebelumnya, perusahaan penerima tenaga kerja 特定技能 (tokutei gino) = keahlian tertentu diwajibkan menyerahkan 定期届出 (teiki todokede) = laporan berkala sebanyak 4 kali per tahun (setiap 3 bulan sekali).

Mulai 2026, kewajiban ini berubah:

• Frekuensi: Dari 4 kali menjadi 1 kali per tahun
• Periode laporan: 1 April sampai 31 Maret tahun berikutnya
• Batas pengumpulan: 31 Mei setiap tahunnya
• Cara pengumpulan: Melalui sistem online 在留申請オンラインシステム (zairyu shinsei online system)

Meskipun frekuensinya berkurang, isi laporan tetap lengkap. Jangan sampai terlewat karena pelanggaran bisa berujung pada penangguhan hak penerimaan.

Apa yang harus dilakukan perusahaan:

• Catat tanggal batas 31 Mei di kalender HRD sebagai agenda tahunan
• Persiapkan data karyawan tokutei gino secara berkala sepanjang tahun

Perubahan 2: Penerimaan Tokutei Gino Sektor Restoran Dihentikan

Sejak 13 April 2026, pemerintah Jepang secara resmi menghentikan penerimaan baru tenaga kerja 特定技能 外食業分野 (tokutei gino gaisyoku-gyo bunya) = keahlian tertentu sektor makanan dan minuman.

Yang terdampak:

• Restoran, kafe, izakaya, convenience store dengan ijin gaisyoku

Yang masih bisa:

• Karyawan yang sudah bekerja tetap bisa memperpanjang izin tinggal
• Perusahaan bisa mengalihkan rekrutmen ke sektor 製造業 (seizogyo) = manufaktur atau 介護 (kaigo) = perawatan lansia

Apa yang harus dilakukan perusahaan:

• Konsultasikan dengan 行政書士 (gyoseishoshi) = ahli administrasi bersertifikat jika ada rencana rekrutmen di sektor restoran

Perubahan 3: Hanya Gyoseishoshi yang Boleh Buat Dokumen Visa

Mulai 1 Januari 2026, 改正行政書士法 (kaisei gyoseishoshi ho) = UU Administrasi yang direvisi resmi berlaku.

Pembuatan dokumen 在留資格 (zairyu shikaku) = izin tinggal atas nama orang lain hanya boleh dilakukan oleh:

• 行政書士 (gyoseishoshi) yang terdaftar resmi
• Atau pengacara (弁護士 / bengoshi)

Apa yang harus dilakukan perusahaan:

• Pastikan pihak yang membantu administrasi visa adalah gyoseishoshi berlisensi
• Jangan menggunakan konsultan tidak berlisensi meski tarifnya lebih murah

Perubahan 4: Persiapkan Diri untuk Sistem Ikusei Shuro (Berlaku April 2027)

Sistem 育成就労 (ikusei shuro) = pengembangan kerja akan menggantikan 技能実習 (gino jisshu) = magang teknis pada 1 April 2027.

Perbedaan utama:

• Tujuan: Transfer teknologi ke negara asal digantikan pengembangan SDM di Jepang
• Pindah perusahaan kini diizinkan dalam kondisi tertentu
• Durasi dipersingkat menjadi 3 tahun
• 監理支援機関 (kanri shien kikan) = lembaga supervisi baru mulai proses izin di 2026

Apa yang harus dilakukan sekarang:

• Hubungi lembaga supervisi (組合 / kumiai) untuk memastikan mereka proses perubahan ke kanri shien kikan
• Mulai buat rencana pengembangan (育成計画 / ikusei keikaku) untuk karyawan asing

Subsidi yang Bisa Diklaim Perusahaan

1. 人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）

• Untuk: biaya penerjemah, alat terjemahan, konsultasi ahli hukum
• Jumlah: sampai ¥800.000

2. 人材開発支援助成金（人材育成コース）

• Untuk: biaya pelatihan kejuruan bagi karyawan termasuk WNA

3. 東京都 外国人従業員向け研修等支援助成金 (khusus Tokyo)

• Batas: ¥250.000, subsidi 50% dari biaya

Cek langsung ke 厚生労働省 (Koseirosha) atau kantor ハローワーク (Hello Work) terdekat.

Ringkasan

Bagi perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing, 2026 adalah tahun kepatuhan administrasi semakin ketat:

1. Laporan tokutei gino cukup 1x/tahun, batas 31 Mei wajib dipatuhi
2. Sektor restoran sudah tidak bisa terima karyawan tokutei gino baru
3. Dokumen visa hanya boleh dibuat oleh gyoseishoshi berlisensi
4. Persiapan sistem ikusei shuro 2027 dimulai sekarang